Modul "Digitaler Rechnungsversand"

Mit dem Modul „Digitalisierter Rechnungsversand“ können automatisiert Rechnungen per E-Mail als PDF versendet werden.

deLUXE Einstellungen

In den deLUXE Einstellungen, unter „Fußtexte & Vorlagen“ im dem Reiter „eMailtexte“ muss ein Eintrag mit der Bezeichnung „Rechnung_PDF“ vorhanden sein. Die Vorlage wird als Text in der E-Mail verwendet. Für eine zweite Sprache einen neune Text anlegen und „Rechnung_PDF/2“ benennen.

Kundenpflege

Bei Kunden die Rechnungen per Mail bekommen, muss das Stichwort „[RG_Mailversand]“ gesetzt sein. In der Bemerkung wird die Ziel E-Mail-Adresse eingetragen. Durch Trennung mit einem Komma können auch mehrere E-Mail-Adressen eingetragen werden.

gesendete E-Mails/Fehler

Archivierte Rechnungen erhalten in der Rechnungsliste die Bemerkung „AR“. Bei erfolgreichem Versand erscheint der Status OK, mit einem Zeitstempel (Datum Uhrzeit) und angehängter Empfänger Adresse. Bei einem Fehler erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Versendete Mails werden in die Kundehistorie abgelegt.

Rechnungen erneuert senden

Soll eine Rechnung erneut archiviert und gesendet werden, kann in der Rechnungsliste mit der Funktion „Noch einmal archivieren“ im Menü Spezial, der Status auf „nicht archiviert“ gesetzt werden.

Sondereinstellungen

Wenn für einen bestimmten Auftrag eine Rechnung einmalig an eine andere E-Mail-Adresse gesendet werden, kann unter „Abwicklung“ - „Rechnung erstellen“, eine Abweichende Mailadresse eingetragen werden oder der Mailversand kann für diese Rechnung deaktiviert werden.