Barverkauf

Modulbeschreibung

Anforderung

Am „Point of Sale“ sollen direkt aus deLUXE Barverkäufe abgewickelt werden.

Leistungsumfang

Mit dem deLUXE-Modul Barverkauf erhalten Sie am Point of Sale (POS) die Möglichkeit, Barverkäufe direkt aus deLUXE abzuwickeln. Durch den vollen Zugriff auf Kundenstammdaten, Wareneingänge, Artikelbilder und Bestellungen bleibt auch beim Barverkauf der volle Komfort einer Warenwirtschaft erhalten.

Alternativ zur klassischen Variante, Aufträge mit der Erzeugung von Rechnung und Lieferschein abzuwickeln, können Aufträge mit diesem Modul mit einem Barverkauf abgewickelt werden. Eine Storno-Funktion ist ebenso enthalten wie ein Kassen- buch und die Möglichkeit, Tages- und Kassenberichte mit umfangreichen Analyse- und Statistikfunktionen zu erstellen. Das Modul unterstützt dabei auch Hardware wie Kassenbondrucker, Kundendisplay und Kassenschublade.

Die Auftragspositionen können manuell oder mit einem Barcodelesegerät erfasst werden. Es stehen für den Abschluss der Transaktion verschiedene Zahlungsvarianten zur Verfügung (Barzahlung, Scheckzahlung, EC- oder Kreditkartenzahlung). Für Kreditkartenzahlungen ist das optionale deLUXE-Modul „Kredit- /EC-Karten Client“ erforderlich.

Vorteile

• Direkte und einfache Abwicklung ohne komplizierte Zusatzsoftware.
• Zeitersparnis durch Verzicht auf Ausdruck einer herkömmlichen Rechnung.
• Direkte Anbindung an Lagerbestände und Bestellwesen der Warenwirtschaft.
• Zeitersparnis durch Schnellerfassung mit Barcodelesegerät.

Einrichtung

Damit Sie mit dem Modul Barverkauf arbeiten können, müssen zunächst einige Einstellungen vorgenommen werden:

Nummernkreisläufe

Mit Erstellen eines Beleges wird KEINE Rechnung geschrieben, d. h. es wird keine Rechnungsnummer, sondern eine Barverkaufsnummer (=Kassenbonnummer), die in den Nummernskreisläufen festgelegt wurde, vergeben. Um diese einmalig festzulegen, wechseln Sie bitte in den Bereich „Einstellungen - Nummernkreisläufe“. Dort finden Sie die Barverkaufsnumer. Die dort hinterlegte Nummer ist immer die Nummer des nächsten Bons, der erzeugt wird. Diese Nummer wird automatisch weitergezählt und ist dadurch der höchsten, bereits existierenden Kassenbonnummer immmer um einen Zähler voraus.

Kopf- und Fußtexte für den Bondrucker

Wenn Sie mit dem Barverkaufsmodul auch einen Bondrucker einsetzen, wechseln Sie bitte in den Bereich „Einstellungen / Fußtexte“. Dort können Sie je einen individuellen Text als Kopf- und Fußtext der Kassenbons hinterlegen. Dabei stehen Ihnen folgende Platzhalter zur Verfügung, die Sie in Ihren Fußtext mit einbauen können:

Hardware-EInstellungen

In der Auftragsliste über den Menüpunkt Spezial und die Funktion Kasseneinstellungen müssen die Grundeinstellungen vorgenommen werden.

Die Eingaben werden in einer Textdatei im Ordner „deLUXE_Objekte“ gespeichert. Über die Einstellungen steuern Sie, an welchem seriellen Port das Display und der Bondrucker angeschlossen sind.

Den richtigen Port finden Sie mit der „Portscan“ Funktion in der Lieferscheinliste (Dort im Menü „Spezial“).

Hinweis: Die Texte werden nicht in Proportionalschrift eingegeben, da der Drucker eine feste Zeichengröße für den Ausdruck verwendet.

Sie können alle darstellbaren ASCII-Zeichen verwenden und Ausrichtungen (Tabulator, Zentriert, Rechtsbündig) durch vorangestellten Leerzeichen simulieren:

Bitte beachten Sie, dass bei diesem Modul insbesondere beim Anschluss der Hardware eine Installation durch FUCHS EDV-Fachpersonal erfolgen muss.

spezielle Adressen und Kundenpreisgruppen

• Wenn mit dem Barverkaufsmodul auch anonyme Verkäufe abgewickelt (Laufkundschaft) werden sollen, empfiehlt es sich, einen extra Kunden „Barverkauf“ anzulegen.

• Dieser Anschrift werden dann die anonymen Verkäufe zugerechnet:

• Wenn Sie die Preise auf den Kassenbons bereits auf Positionsebene als Bruttopreise ausgegeben haben möchten, müssen Sie im Auftrag auf der zweiten Seite (Reiter „Bedingungen“) das Ankreuzfeld „Brutto“ aktivieren.

• Damit dieses Ankreuzfeld nicht für jeden Barverkauf manuell gesetzt werden muss, können Sie einen Kunden aufrufen, der einer Preisgruppe angehört, für die über die Einstellungen die Option „Brutto“ zugewiesen wurde.

• Die Einstellungen für die Kundenpreisgruppe können Sie per Doppelklick auf die Liste der Kundenpreisgruppen vornehmen.

• Sie sollten in diesem Fall also eine Kundenpreisgruppe „Barverkauf_Brutto“ anlegen, der die Kundenadresse „Barverkauf“ zugeordnet ist.

• Nettogeldbewegung - spezielle Konten und Artikel dafür Nicht jedes Öffnen der Kassenschublade oder jede Bargeldtransaktion stellt einen Umsatz dar.

• Eine Geldeinlage oder Geldentnahme muss also von der Kassensoftware zwar erfasst, aber nicht in die Umsatzstatistik übertragen werden.

• Um Bargeldeinlagen in die Kasse und und Bargeldentnahmen aus der Kasse buchen zu können, ohne dass diese in die Umsätze übertragen werden, müssen Sie noch eine weitere Adresse, zwei spezielle Artikel und einige Konten in deLUXE definieren.

• Bei der Anschrift für Nettogeldbewegungen wird das Ankreuzfeld „ohne Umsatzsteuer“ (befindet sich auf der fünften Seite - Reiter „Zusätze“) aktiviert:

• Wenn Sie Geld aus der Kasse entnehmen möchten, rufen Sie später einen neuen Auftrag für den Kunden „NETTOGELDBEWEGUNG“ auf. Dabei wird das Ankreuzfeld „ohne Umsatzsteuer“ im Auftrag automatisch aktiviert.

• Sie benötigen nun noch zwei Artikel für die Bareinlagen / Barentnahmen. Legen Sie einen Artikel für Barentnahme (Preis –1,00) und einen für Bareinlage (Preis 1,00) an. Tragen Sie im Artikel die gewünschten Konten ein, damit die Barverkäufe dieser Artikel sich in der Auswertung nicht auf die Umsätze auswirken.

• Damit die Verwendung der beiden Artikel „Barentnahme aus Kasse“ und „Bareinlage in Kasse“ später zu keiner Berücksichtigung in den Umsätzen führt, müssen noch deren Erlös- und Aufwandskonten entsprechend definiert werden.

Bitte beachten Sie, dass bei diesem Modul für den Barverkauf eine Einrichtung der Konten durch FUCHS EDV-Fachpersonal erfolgen sollte.

• Abweichend von der sonst üblichen Vorgehensweise wird in das Feld „Barverkäufe“ auf der Erlöskonten-Seite keine Kontonummer nach SKR, sondern die deLUXE-Kundennummer des Kunden für Barverkäufe eingetragen. Diese Einstellung hat jedoch nur für Nutzer der TOPIX Finanzbuchhaltung (deLUXE-Modul Faktura-Schnittstelle TOPIX, DL-409) eine Bedeutung.

• Die Kassenschublade lässt sich ohne einen Kassiervorgang, der einen Beleg erzeugt, nicht öffnen.

• Damit Sie die Schublade öffnen können, um z. B. Wechselgeld zu entnehmen, sollten Sie noch einen Artikel mit der Bezeichnung „Wechselgeld“ anlegen, und dafür einen Preis von „–1,00 Euro“ definieren.

• Starten Sie dann den gewohnten Kassiervorgang:

• Legen Sie einen Auftrag an, erfassen den Artikel „Wechselgeld“, geben Sie den zu entnehmenden bargeldbetrag als Menge ein, wechseln Sie mit dem Tastaturkürzel „Befehl (STRG) und =“ (Windows) bzw. „Apfel und =“ (MacOS) in das Barverkaufsmodul.

• Klicken Sie dort auf „Beleg drucken“. Die Kassenschublade öffnet sich und Sie entnehmen die angegebene Menge an Wechselgeld.

Einsatz

Nachdem alles entsprechend eingerichtet ist können Sie nun wie folgt an der Kasse arbeiten.

Arbeiten mit dem Modul

Ein Barverkauf wird grundsätzlich nach dem gleichen Muster durchgeführt, wie ein Verkauf auf Rechnung:

einen Auftrag neu anlegen, einen Kunden auswählen, die Positionen anlegen.

• Werden Barverkäufe hauptsächlich mit Kunden durchgeführt, die nicht im deLUXE angelegt sind (Laufkundschaft), empfiehlt es sich einen Dummy-Kunden „Barverkauf“ anzulegen, der immer dann aufgerufen wird, wenn der Kunde nicht im deLUXE erfasst wurde bzw. werden soll.

• Der Unterschied zu einem üblichen Auftrag ist, dass bei einem Barverkauf am Ende der Eingabe nicht die Funktion „Lieferschein und Rechnung erstellen“ benutzt wird, sondern stattdessen die Funktion „Barverkauf“ ausgewählt wird.

• Das Tastaturkürzel für die Barverkaufserfassungsmaske lauten:

„Befehl (STRG) und =“ (Windows)

bzw. „Apfel und =“ (MacOS).

• Nach dem Aufruf des Menüpunktes Barverkauf erscheint ein Dialogfenster in dem man auswählen kann, auf welche Art die Zahlung erfolgen soll (Barzahlung, Scheckzahlung, Kreditkartenzahlung).

• Falls ein Bondrucker angeschlossen ist, wird nach der Eingabe des Zahlbetrages und Anklicken des Buttons „Beleg drucken“ oder durch betätigen der „Tab“- (Tabulator) Taste ein Kassenbon gedruckt.

Bitte beachten Sie, dass durch Drucken des Kassenbons ein Umsatzereignis erzeugt wird. Wird der Vorgang mit „Storno“ verlassen, wird dieses Umsatzereignis automatisch ebenfalls gelöscht. Verwahren Sie für diesen Fall auf jedem Fall den Beleg auf markieren Sie diesen als storniert.

Es ist jedoch zwingend notwendig, den Barverkauf mit dem Button „Weiter“ abzuschließen, da dieser ansonsten als nicht durchgeführt angesehen wird und dementsprechend keine Artikelabbuchung vom Lager erfolgen kann!

• Der Button „Storno“ dient zur Stornierung eines Barverkaufs, bzw. führt zum Abbruch des Vorganges Barverkauf.

Hinweis: Es wird ein Stornobeleg gedruckt. Sollte einmal ein Barverkauf rückgängig gemacht werden, gibt man die entsprechende Artikelmenge im Auftrag einfach mit einem negativen Wert ein und führt den Barverkauf nach dem bekannten Schema durch.

• Nach Abschluß des Barverkaufes ist die Auftragsmaske wieder leer, d.h. es sind keine Positionen mehr zu sehen. Soll auf dem Kassenbeleg Skonto mit aufgeführt werden, muß auf der zweiten des Auftrages in das Feld Skonto der gewünschte Prozentsatz eingetragen werden.

• Alternativ zum Arbeiten mit der Standard-Auftragsmaske steht Ihnen euch eine Auftrags-Schnellerfassungsmaske zur Verfügung. Diese Schnellerfassungsmaske erhalten Sie aus dem Auftrag mit der Tastenkombination „Befehl (STRG) und /“ (Windows) bzw. „Apfel und /“ (MacOS) oder über den Menüpunkt „Spezial - Scanner direkte Eingabe“.

• Wenn Sie mit der Schnellerfasungsmaske arbeiten, können Sie den Artikel mit Eingaben im Feld „Barcode / Artikel“ zuordnen. Die Eingaben in diesem Feld führen zu einer simultanen Suche in den Artikelinformationen „Barcode“, „Artikelnummer“ und „Barcode“. Dies ist ideal, wenn Sie ein Barcodelesegerät verwenden. Selbstverständlich können Sie alle Werte auch manuell über die Tastatur eingeben.

• Sollte einen Artikel mehrfach erfasst werden, so lönnen Sie entweder VOR dem Erfassen des Artikel-Barcodes die Gesamtmenge in das Mengenfeld links unten eintragen oder den selben Artikel mehrfach erfassen. In der Schnellerfassungsmaske werden die Artikel nicht mehrfach zeilenweise erfasst, sondern - wenn der Artikel bereits vorhanden ist - zur bestehenden Position dazu addiert.

• Mit der Schaltfläche „Übernehmen“ erreichen Sie wieder die Standard-Auftragsmaske.

• Von dort aus gelangen Sie mit „Befehl (STRG) und =“ (Windows) bzw. „Apfel und =“ (MacOS) in das Barverkaufsmodul, um den Kassiervorgang abzuschließen.

• Wenn ein Kunde einen gekauften Artikel zurückbringt, der Artikel wieder ins Lager zurückgebucht werden und der Kunde sein Geld zurückerhalten soll, legen Sie wie gewohnt einen Auftrag an, wählen den betreffenden Artikel aus und tragen ihn mit einer negativen Menge ein.

• Starten Sie dann den Kassiervorgangmit demTastaturkürzel „Befehl (STRG) und /“ (Windows) bzw. „Apfel und /“ (MacOS) ab. Es wird eine negative Summe angezeigt.

• Geben Sie „0,00“ in gegeben ein und schließen Sie den Vorgang ab.

Es ist zu beachten, dass die im Benutzerverzeichnis hinterlegten Kassierer nicht dazu ermächtigt sind, negative Mengen zu buchen. Dieses Recht ist nur für den Administrator freigeschaltet!

Auswertungen aus dem Bereich „Schnellerfassung - Kasse - Bestand“

Aus der Schnellerfassungs-Maske erreichen Sie unter dem Menüpunkt: „Kasse - Bestand“ einen Dialog, der alle Belegsummen des Tages für den entsprechenden Arbeitsplatz anzeigt.

Das System errechnet den aktuellen Kassenbestand auf Basis der Änderungen seit der letzten Bestandseingabe. Im Fußteil der Liste werden ggf. die Summen aller Belege die nicht als „Bar“ verbucht wurden, nach Zahlungsarten zusammengefasst.

Abschluss

Wenn Sie einen Abschluss durchführen möchten, betätigen Sie die Schaltfläche „Drucken“. Das Ankreuzfeld „Nur ab letzter Änderung“ sorgt dafür, dass nur Belege nach der letzten Bestandskorrektur ausgegeben werden.

neuen Kassenbestand eingeben

Der Wert im Feld „Aktueller Kassenbestand“ kann korrigiert werden. Wenn Sie die Schaltfläche „Speichern“ betätigen, wird dieser neue Wert in die Belegliste übertragen.

Wenn das Ankreuzfeld „Beleg drucken“ aktiv ist, erfolgt in diesem Moment der Ausdruck eines Abschlussbeleges (vor Speicherung des neuen Wertes).

Ist der neue Bestand gespeichert, starten die Umsatzzähler wieder bei Null.

Auswertung

Tagesauswertung

Die Schaltfläche „Kontierung“ sucht alle Umsätze des Tages und kontiert diese nach den Erlöskonten der Artikel oder der allgemeinen Einstellungen.

Auswertung nach Warengruppen

Mit der Schaltfläche „Warengruppen“ erhalten Sie einen Ausdruck, der Umsätze (ohne USt) des Tages nach Warengruppen zusammengefasst.

Auswertungen aus dem Bereich „Buchhaltung - Controlling“:

Kassenbericht

Wechseln Sie in deLUXE in die Rechnungsliste und wählen im Menü „Spezial“ die Funktion „Barverkäufe“. In den Feldern „Datum von“ und „Datum bis“ steht immer das aktuelle Tagesdatum.

Sie können aber auch ein anderes eintragen. Klicken Sie auf Auswertung. Markieren Sie die Zeile und klicken dann auf die Schaltfläche „Belegliste“. Es öffnet sich der Schnellberichtseditor.

Wählen Sie im Menü Ablage die Funktion „Öffnen“.

Es wurde für Sie schon ein Bericht mit Namen „Kassenbericht_Belege“erstellt. Der Bericht befindet sich auf der CD. Kopieren Sie den Bericht auf Ihren Schreibtisch und öffnen ihn aus dem Schnellberichtseditor.

Sie haben jetzt die Möglichkeit, den Bericht über das Menü „Ablage“ in der Vorschau zu betrachten, ihn auszudrucken oder auch zu speichern.

Kassenabschluss

Wechseln Sie in deLUXE in die Rechnungsliste und wählen im Menü „Spezial“ die Funktion In den Feldern „Datum von“ und „Datum bis“ steht immer das aktuelle Tagesdatum, Sie können aber auch ein anderes eintragen. Klicken Sie auf Auswertung. Markieren Sie die Zeile und klicken dann auf die Schaltfläche „Buchen“.

Artikelbericht

Wechseln Sie in deLUXE in die Rechnungsliste und wählen im Menü „Spezial“ die Funktion „Barverkäufe“. In den Feldern „Datum von“ und „Datum bis“ steht immer das aktuelle Tagesdatum, Sie können aber auch ein anderes eintragen. Klicken Sie auf Auswertung. Markieren Sie die Zeile und klicken dann auf die Schaltfläche Artikelliste“.

Es wurde für Sie schon ein Bericht mit Namen „Kassenbericht_Artikel“ erstellt. Der Bericht befindet sich auf der CD. Kopieren Sie den Bericht auf Ihren Schreibtisch und öffnen ihn aus dem Schnellberichtseditor.

Sie haben jetzt die Möglichkeit, den Bericht über das Menü „Ablage“ in der Vorschau zu betrachten, ihn auszudrucken oder auch zu speichern.

BARVERKAUF VERBUCHEN

Vorbereitungen

Legen Sie im Bereich der Einstellungen / Konten / Bankkonten die benötigten Konten an, die zum Verbuchen der Barverkäufe benötigt werden.

• Konto für die Barverkäufe allgemein (auf dieses Konto werden alle getätigten Barverkäufe verbucht!)
• Interimskonto für die Barverkäufe, die mit EC-Karte gebucht werden
• Interimskonto für die Barverkäufe, die mit Kreditkarte gebucht werden

WICHTIG: In der folgenden Beschreibung wird davon ausgegangen, dass die Erlöse in deLUXE brutto gebucht werden - entsprechend die zu verbuchenden Werte immer Bruttopreise (inkl. Mehrwertsteuer) sind.

Bitte beachten Sie, dass Interimskonten nur zum vorläufigen parken von Beträgen dienen und entsprechend auf ECHTE Konten umgebucht werden müssen.

Bitte informieren Sie sich im Vorfeld bei Ihrem Steuerberater/Wirtschaftsprüfer, wie diese Zahlungen korrekt auf welches Konto gebucht werden sollen.

Vorgehensweise

Gehen sie beim Verbuchen der Barverkäufe bitte wie folgt vor:

1. Kassenbericht drucken

• Wechseln Sie in den Bereich Rechnungen und wählen Sie im Menü „Spezial“ die Funktion „Barverkäufe“ aus.

• Dort können Sie sich alle Barverkäufe auflisten lassen. Sie erhalten Informationen über alle getätigten Barverkäufe in ausgewähltem Zeitraum inkl. Zahlungsarten (Bar, EC-Karte, Kreditkarte, usw.

• Gehen Sie nun über die Schaltfläche Belegliste in den Berichteditor und erstellen einen Bericht über die ausgewählten Barverkäufe:

Hinweis: Der hier ausgeführte Kassenbericht ist Grundlage Ihrer Buchungen im Bereich Dialogbuchungen. Sie erhalten Ihn bei Kauf Ihres Moduls Barverkauf.

2. Angaben speichern

Aus dem Kassenbericht entnehmen Sie die folgenden Angaben und speichern Sie auf Ihrem Schreibtisch:

• Brutto-Endbetrag in EUR für jede einzelne Zahlungsart, also Bar,EC und Kreditkarte.

• Entsprechend der Angaben aus dem Kassenbericht findet die weitere Bearbeitung der Daten im Bereich der Dialogbuchungen statt.

3. Konto für Barverkäufe eingeben

Wechseln Sie in den Bereich Dialogbuchungen.

Um den Umsatz aus dem Barverkauf zu buchen wälen Sie zunächst das Bankonto, auf das die Umsätze gebucht werden sollen. Tragen Sie also oben neben Konto die FiBu-Nummer der Kasse (z.B. 1000) ein.

• Der letzte aktuelle Kassenbestand wird Ihnen angezeigt.
• Buchen Sie nun den kompletten Barverkauf (Gesamtsumme) auf das Konto für Barverkäufe. Diese Nummer finden Sie in Ihren eingestellten Konten unter Barverkäufe und entspricht idealerweise der Kundenkontonummer des angelegten Barverkaufskunden (so müssen sparen Sie die Arbeit die Barverkäufe vom Konto auf dem Kunden zu buchen.
• Als Belegnummer nehmen Sie eine von Ihnen vergebene, z. B. fortlaufende Nummer.
• Verbuchen Sie den Vorgang über den Button "Buchen (Auszug+1)"

4. Interimskonto

Alle Barverkäufe befinden sich nun in der „Kasse“ Da aber auch Kartenzahlungen stattgefunden haben und diese nicht in der Kasse vorhanden sind müssten diese Zahlungen aus der Kasse auf das Konto gebucht werden.

Aktuell befinden sich die Zahlungen aber noch gar nicht auf dem Konto, da Sie erst noch von der Bank auf das Konto gebucht werden müssen. Der Geldverkehr wird folglich im aktuellen Schritt auf ein Zwischenkonto gebucht:

• Buchen Sie zunächst den Betrag für die Kartenzahlung aus der Kasse negativ aus:

Nachdem der Vorgang verbucht wurde, wechseln Sie auf das Interimskonto für z. B. Geldtransit- 1999.

• der letzte aktuelle Kassenbestand wird Ihnen angezeigt.
• Buchen Sie nun den kompletten Barverkauf der über Karte abgewickelt wurde auf das Interimskonto für Geldtransit. Als Gegenkonto nehmen sie das in Ihrem Kontenplan vorgesehene Kundenkonto für Geldtransit.
• Verbuchen Sie den Vorgang über den Button "Buchen (Auszug+1)"

Entsprechende Buchungen nehmen Sie für alle anderen Zahlungsarten ebenfalls vor.

5. Umbuchungen vornehmen

• Nachdem der Geldeingang einer EC-Kartenzahlung auf Ihrem Bankkonto eingegangen ist, bzw. um die Umbuchung von dem Geldtransit-Konto vornehmen zu können, gehen sie bitte wie folgt im Bereich der Dialogbuchungen vor.

• Wechseln Sie in dem dafür vorgesehenen Eingabefeld die Kontonummer auf eines Ihrer Konten für Zahlungseingänge- z. B. 1807 -Sparkasse München-Schwabing- auf dem die EC-Karten Zahlungen gutgeschrieben werden.

• Als Gegenkonto verwenden Sie nun das Interimskonto für Geldtransit - z.B. 1000

Bitte beachten Sie, dass die Interimskonten durch die oben beschriebenen Vorgänge NICHT automatisch ausgeglichen werden, d.h. der Saldo nicht verändert wird. Dieser Vorgang muss u.U. manuell vorgenommen werden.