Archiv Plus

Willkommen beim deLUXE ERP Modul Archiv Plus.

Diese Kurzanleitung gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Funktionen in Archiv Plus.

Vorteile von Archiv Plus

Die Vorteile des deLUXE-ERP Archiv Plus in der Übersicht:

• Dateien werden verschlüsselt auf dem Server abgelegt.
• Sichtbarkeit der Dateien auf den User oder Benutzergruppen einschränkbar.
• Doppelte Codierung der Datei zur Sicherung gegen unbefugtes Öffnen.
• Automatische Erkennung von Manipulationsversuchen.
• Laden und automatisches Öffnen per Doppelklick.
• Automatisches Löschen der geöffneten Dateien beim Schließen des Archivs.
• Option zur Vergabe von Rubriken für einzelne Dateien.
• Versionsverwaltung, ältere Dateien bleiben erhalten und können geladen werden.
• Individuelle Limit-Verwaltung für die Anzahl der Zugriffe pro Tag.
• Historie aller Zugriffe auf Dateien.
• Sperre eines Benutzers bei Erkennung von Sicherheitsverstößen.
• Nachrichten an den Administrator bei Problemen (Limit / Sicherheitsverstoß).

Zu folgenden Objekten können Dateien abgelegt werden

• Adressen
• Artikeln
• Angeboten
• Aufträgen
• Bestellungen
• Verbindlichkeiten
• RMA Datensätzen

Verschlüsselung & Sicherung der Dateien

Für die Verschlüsselung wird ein Schlüsselpaar benutzt. Dieses Schlüsselpaar kann im deLUXE erstellt werden.
Die zu verschlüsselnden Dateien werden vor der Verschlüsselung mit einer eindeutigen Kennung versehen.
Anschließend wird die Datei verschlüsselt und noch einmal mit einer zweiten Kennung versehen.
Beim Zugriff durch den Anwender wird die erste Schicht geprüft, anschließend wird die Datei entpackt
und dann die zweite Kontrolle durchgeführt. Erst dann wird die Datei auf dem Rechner des Anwenders gespeichert.
Die verschlüsselte Datei auf dem Server ist ohne die Entschlüsselung wertlos.

Archivierung

Neue Daten Archivieren

Der Anwender öffnet in einem der Bereiche den Archiv Dialog. Dort werden die bereits archivierten Dateien angezeigt.
Um neue Dateien zu archivieren werden die Dateien per Drag & Drop auf das Archivieren Symbol oder die Liste gezogen.
Mit der Schaltfläche "Archivieren" werden die Dateien verschlüsselt und Übertragen. Die neuen Dateien werden Grün hinterlegt.

Datei:Neue daten archivieren.png

Automatisches Archivieren

In den Einstellungen kann die Option „automatisch“ gewählt werden. Dann werden die ausgewählten Dateien sofort archiviert, wenn keine Dateigrößenwarnung erfolgt.

Rubriken

Rubriken helfen dabei die Übersicht im Archiv zu erhöhen, wenn viele Daten archiviert werden. Mit einem Klick in die Spalte „Rubrik“ erscheint ein PopUp Menü. Mit der Schaltfläche "bearbeiten..." können Sie Rubriken hinzufügen. Mit der Schaltfläche „Rubrik setzen“ kann die Einstellung einer Datei auf die gesamte Liste übertragen werden.

Hinweis: Die Rubrik kann auch nachträglich für bereits archivierte Dateien gesetzt werden. Hierfür klicken Sie in der oberen Liste in die Spalte Rubrik. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn die Datei mit dem Archiv Plus Modul auf den Server geladen wurde.

Eingeschränkter Zugriff

Eingeschränkten Zugriff Aktivieren

Ohne Einschränkung stehen die Dateien allen Anwender mit der Archiv-Zugriffsberechtigung zur Verfügung. Mit der Checkbox „Eingeschränkte Sichtbarkeit“ wird der Zugriff auf den aktuellen Anwender (Eigentümer) und ggf. weitere Benutzergruppen eingegrenzt.
Bei der Aktivierung der Checkbox „Eingeschränkter Zugriff“ erscheint eine Liste mit den Benutzergruppen.
Wird keine zusätzliche Gruppe aktiviert, dann hat nur der Eigentümer Zugriff auf die Dateien. In dem Hinweisfeld unter der Checkbox erscheinen die aktivierten Gruppen oder der Hinweis „(nur für mich sichtbar)“.
Per Klick auf den Hinweistext kann der Gruppendialog erneut geöffnet werden.
Hinweis: In der Infozeile über der Dateiliste wird die Anzahl aller Dateien angezeigt. Dateien ohne die passende Berechtigung werden jedoch nicht in der Liste aufgeführt.

Benutzerliste

Sobald die Dateien archiviert sind, wird in der zweiten Spalte ein blaues Schloss angezeigt wenn die Daten Verschlüsselt sind.
Eine gelbe Hand wird in der selben Spalte angezeigt, wenn die Daten einen eingeschränkten Zugriff erhalten haben.

Zugriff nachträglich ändern

Per Doppelklick auf die zweite Spalte der oberen Liste kann das Zugriffsrecht geändert werden. Wenn die Datei bisher nicht eingeschränkt war, dann erscheint zuerst eine Abfrage „soll der Zugriff eingeschränkt werden?“.

Bei Bestätigung erscheint der Gruppendialog. Wenn die Datei bereits eingeschränkt ist, dann erscheint direkt der Gruppendialog. Unten links im Gruppendialog erscheint eine Schaltfläche „Sperre aufheben“. Mit dieser Schaltfläche kann die Einschränkung aufgehoben werden.

Hinweis: Mit jeder Änderung erscheint ein Eintrag im Zugriffsprotokoll.

Dateien Öffnen

Per Doppelklick
Mit dem deLUXE Archiv Plus Modul können Dateien per Doppelklick geladen, entpackt und geöffnet werden. Das Betriebssystem benutzt hierbei das für die Dateiendung eingestellte Standardprogramm.
Die Dateien werden in ein „Temporäres Verzeichnis“ geladen und beim Schließen des Archiv Dialogs automatisch wieder gelöscht. Es bleiben also keine Dateien auf dem lokalen Computer.
Hinweis: Wenn die Datei mit der Schaltfläche „Laden“ vom Server geladen wird, dann speichert deLUXE-ERP die Datei im gewählten Verzeichnis. Diese Dateien werden nicht automatisch gelöscht.

Datei:Öffnen.png

Wir empfehlen sensible Dateien nur per Doppelklick zu öffnen und die automatische Löschfunktion zu nutzen

Versionen verwalten

Bei der Archivierung prüft das deLUXE-ERP, ob der Dateiname bereits im Verzeichnis existiert. Der bisherige Eintrag erhält eine Kennzeichnung und wird ausgeblendet. Der neue Eintrag erhält in der Spalte „Version“ die Anzahl der Versionen. Per Klick auf die Spalte „Version“ werden die älteren Versionen eingeblendet. Die älteren Versionen werden grau hinterlegt.

Statusanzeige

Unter dem Reiter "Status" wird die letzte Aktion angezeigt.

Zugriffe

Jeder Zugriff (Speichern, Öffnen, Laden) von Dateien wird in der Zugriff-Datei festgehalten.

Administrator Informationen

Archiv Einstellungen

Das deLUXE-ERP Archiv Plus Modul verfügt über eine automatische Erkennung von Manipulationsversuchen beim Laden und Öffnen von Dateien.
Wir empfehlen die Checkbox „Anwender sperren bei Sicherheitswarnungen“ zu aktiveren.
Die globale Begrenzung kann ein Limit für die Zugriffe (Laden und Öffnen) festlegen. Jeder Benutzer kann dann maximal diese Anzahl an Dateien vom Server laden.
Mit dieser Einstellung kann ein „Absaugen“ der Dateien von einem Mitarbeiter unterbunden werden.

Datei:Archiv Zugriffe.png

In den Benutzer Einstellungen können einzelne Anwender abweichende Werte erhalten.

Im Feld „Nachricht an“ werden die Kürzel der Administratoren eingetragen (mit ; getrennt – ohne Leerzeichen!).
Die hier angegebenen Anwender erhalten deLUXE-ERP Nachrichten, wenn ein User sein Limit erreicht oder Manipulationsversuche erkannt wurden.
Bei aktivierter „Automatik“ Checkbox werden Dateien ohne weitere Bestätigung in das Archiv übertragen.

Sicherheitswarnungen in den Zugriffen

Bemerkt das deLUXE-ERP Archiv Plus Modul einen Manipulationsversuch beim Öffnen oder Laden von Archivdateien, dann erscheint ein roter Eintrag in der Liste der Zugriffe.
In den Archiveinstellungen kann eine direkte Sperre des betroffenen Anwenders aktiviert werden. Dieser Eintrag wird gelb hinterlegt.

Liste mit allen Zugriffen

Im Administrator Bereich wird eine Liste mit allen Archiv Zugriffen eingeblendet. In dieser Liste stehen der Such- und Sortiereditor zur Verfügung.
Über den Berichtsgenerator können Auswertungen erstellt werden. Für diese Liste wird das Recht „Archiv Zugriffe sehen“ benötigt.

Hinweise an den Anwender / Administrator

Beim Erreichen des Tageslimits oder anderen Sicherheitswarnungen erscheint für den Anwender ein Hinweisdialog.

Datei:Überschreitungshinweis.png

Zusätzlich erhalten die in den Archiveinstellungen definierten Administratoren eine Nachricht über das deLUXE-ERP Nachrichten System.

Datei:Nachrichtenübersicht.png

Tageslimit für Benutzer setzen / Sperre aufheben

In der Eingabemaske der Anwender wird das letzte Zugriffsdatum angezeigt. Die Downloads werden mitgezählt. Lag der letzte Zugriff vor dem aktuellen Tagesdatum, dann beginnt der Zähler bei Null.
Im Feld „Eigenes Limit“ kann das individuelle Tageslimit des Anwenders eingegeben werden. Folgende Angaben sind möglich:

0 = Standard, es gilt der allgemeine Wert aus den Archiv Einstellungen
> 0 = Anzahl der möglichen Downloads für diesen Anwender
-1 = Gesperrt – Dieser Wert wird durch „Sperre bei Sicherheitswarnung“ gesetzt.

Um eine Sperre aufzuheben, ändern Sie die -1 in 0 oder einen positiven Wert

Datei:Tageslimit setzen.png