Mahnung per eMail (extern)
deLUXE - Mahnungen per Mail versenden
Vorwort:
Sehr geehrte deLUXE-Anwenderin,
Sehr geehrter deLUXE-Anwender,
diese Anleitung soll Ihnen eine Hilfestellung für den Umgang für den Mailversand von Mahnungen in deLUXE sein.
Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und können ohne Vorankündigung geändert werden, außerdem stellen Sie keine Verpflichtung seitens FUCHS EDV dar.
Ohne ausdrückliche Genehmigung von FUCHS EDV darf diese Dokumentation nur für persönliche Zwecke verwendet werden.
Viel Erfolg wünscht Ihnen weiterhin das
FUCHS EDV-Team
Der Mailversand von Mahnungen ist ein deLUXE Sondermodul. Vor der Benutzung muss das Modul von FUCHS EDV freigeschaltet werden, ansonsten stehen die Optionen für den Versand nicht zur Verfügung.
1. Vorbereitung der Mailtexte
In den deLUXE Einstellungen "Fußtexte und Vorlagen / Fußtext für: eMailtexte" wird für jede Mahnstufe und Sammelmahnungen ein eMailtext angelegt.
Feste Bezeichnung:
- 1. Mahnung
- 2. Mahnung
- 3. Mahnung
- Sammelmahnung Stufe 1
- Sammelmahnung Stufe 2
- Sammelmahnung Stufe 3
zusätzlich bei 2. Sprache für z.B. Englisch anlegen:
- 1. Mahnung/2
- 2. Mahnung/2
- 3. Mahnung/2
Sammelmahnungen funktionieren z.Zt. nur für eine Sprache
Sobald ein Mailtext mit dem Namen „X. Mahnung“ ausgewählt wird erscheinen entsprechende Platzhalter später in der Auswahl.
- Die erste Zeile des Textes wird zur Betreffzeile in der E-Mail.
- In den Sammelmahnungen wird ein Platzhalter [Rechnungsliste] eingefügt.
- Die Einstellungen zur Darstellung der Rechnungsliste werden von FUCHS EDV vorgenommen. Die Angaben pro Rechnungen können nebeneinander oder untereinander aufgebaut werden.
Die Einstellungen für Sammelmahnungen werden von FUCHS EDV vorgenommen.
Beispiel für Sammelmahnung eMail
Sehr geehrter Kunde, die nachfolgende Aufstellung informiert Sie über Rechnungen bzw. Gutschriften, die bis zum 00.00.00 nicht ausgeglichen wurden. Rechnungsnummer: 478511 vom 14.12.11 Mahnstufe: 2 Zieldatum: 13.01.2012 Rechnungsbetrag: EUR 511,70 Offener Betrag: EUR 520,52 Zinsen: EUR 3,92 Hinweis: (BE = Bankeinzug) 1. Mahnung: 24.01.2012 2. Mahnung: 07.02.2012 3. Mahnung: 00.00.00 . . . Rechnungsnummer: 481767 vom 24.01.12 Mahnstufe: 0 Zieldatum: 23.02.2012 Rechnungsbetrag: EUR 65,69 Offener Betrag: EUR 65,69 Zinsen: EUR 0,00 Hinweis: (BE = Bankeinzug) 1. Mahnung: 00.00.00 2. Mahnung: 00.00.00 3. Mahnung: 00.00.00 Wir bitten um Überweisung des Gesamtbetrages in Höhe von EUR 1.221,32 auf eines unserer Konten. Sollte Ihre Zahlung bereits erfolgt sein, betrachten Sie diese Mahnung bitte als nichtig.
2. Anzeige in der Chronologie
In der Historie des Kunden wird für per eMail versandte Sammelmahnungen automatisch ein Eintrag erzeugt.
3. Empfänger im Kunden festlegen
- Die Option eMail Mahnungen wird pro Kunden aktiviert.
- Es wird im Kunden das Stichwort „eMail_Mahnung“ angelegt.
- Im Beschreibungstext für das Stichwort tragen Sie die Empfänger-Mail-Adresse für Mahnungen ein.
4. Mahnungen per Mail versenden
Wenn das Modul aktiviert wurde, erscheinen beim Erstellen von Mahnungen und Sammelmahnungen neue Optionen zur Eingabe eines SMTP Servers und des Absenders für die eMails. Diese sollten Sie nach Eingabe als Standard speichern.
Sofern ein Empfänger im Kunden definiert wurde, erfolgt dann der Versand an diesen Empfänger.
Die restlichen Mahnungen werden gedruckt.
5. Anzeige der Versandart in der Rechnung
Zu Einzelmahnungen wird nun die Versandart in der Rechnungsmaske in drei neuen Feldern gespeichert. Die Zahl steht im Layout der Rechnung vor dem Mahndatum.
1 = Druck
2 = Mail
Sammelmahnungen werden nicht in den einzelnen Rechnungen gespeichert.
Die Aktivitäten der Sammelmahnungen können über die Eintragungen in der Historie verfolgt werden.
6. Beispiele für die Mahntexte in den deLUXE Einstellungen
Bezeichnung: 1. Mahnung bzw. 1. Mahnung/2 für 2. Sprache
„Ihre Firma“ - Zahlungserinnerung zu RG [Rechnungsnummer] [Anschrift]
Sehr geehrte Damen und Herren,
leider konnten wir noch keinen Zahlungseingang zu Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] verbuchen. Ab Zugang dieser Erinnerung wird der gesetzliche Verzugszins in Höhe von derzeit 11% jährlich zur Zahlung fällig. Achten Sie bitte darauf, durch eine rasche Zahlung das Entstehen einer erheblichen Zinsforderung zu vermeiden.
RG [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum], Fälligkeit [Ziel Datum], [Währung] [Bruttobetrag]
Bitte überweisen Sie die Summe der fälligen Beträge innerhalb der nächsten 5 Werktage auf eines der unten angegebenen Konten. Vielen Dank.
Freundliche Grüße
„Ihre Firmendaten“
Diese E-mail enthält geschützte Informationen und ist möglicherweise vertraulich. Sollten Sie nicht der beabsichtigte Empfänger sein, wird Ihnen hiermit mitgeteilt, dass jegliches Weiterleiten, Verteilen oder Kopieren dieser Nachricht untersagt ist. Haben Sie diese Nachricht irrtümlich empfangen, löschen Sie sie bitte umgehend.
Bezeichnung: Sammelmahnung Stufe 1
„Ihre Firma“ Kontoauszug - Ihre offenen Rechnungen [Anschrift]
Sehr geehrter Kunde,
die nachfolgende Aufstellung informiert Sie über Rechnungen bzw. Gutschriften, die bis zum [EingängeBis] nicht ausgeglichen wurden.
[Rechnungsliste]
Wir bitten um Überweisung des Gesamtbetrages in Höhe von EUR [Summe] auf eines unserer Konten.
Sollte Ihre Zahlung bereits erfolgt sein, betrachten Sie diese Mahnung bitte als nichtig.
Freundliche Grüße
„Ihre Firmendaten“
Diese E-mail enthält geschützte Informationen und ist möglicherweise vertraulich. Sollten Sie nicht der beabsichtigte Empfänger sein, wird Ihnen hiermit mitgeteilt, dass jegliches Weiterleiten, Verteilen oder Kopieren dieser Nachricht untersagt ist. Haben Sie diese Nachricht irrtümlich empfangen, löschen Sie sie bitte umgehend.