Aboverwaltung

deLUXE Modul Aboverwaltung

Modulbeschreibung

deLUXE Modul Aboverwaltung

Anforderung

Es sollen Abonnement-Aufträge mit deLUXE verwaltet werden.

Leistungsumfang

• Dieses Modul erstellt automatisch Abonnement-Aufträge. Eine typische Anwendung sind periodisch erscheinende Ausgaben von Produkten, die an bestimmte Kunden versendet werden sollen. Durch diese Funktion „Abo-Aufträge generieren“ werden alle Kunden berücksichtigt, für die mindestens eines der aktivierten Stichworte vergeben wurde. Aufgelistet werden dann alle Adressen-Stichwörter, für die eine passende Warengruppenbezeichnung existiert.

• Der Artikel mit der höchsten Artikelnummer wird jeweils angezeigt. Kunden mit aktiver Liefersperre oder dem Stichwort “KEINABO” werden nicht berücksichtigt. So können zu einem vorgegebenen Datum Abonnements-Aufträge einfach und bequem generiert werden. Einzelne Kunden können dabei für beliebig viele Abonnements vorgemerkt sein.

Vorteile

• Zeitersparnis durch automatische Abwicklung von Abonnement-Aufträgen.
• Exakte Abwicklung für alle vorgemerkten Kunden.

Vorwort

Sehr geehrte Damen und Herren,

das deLUXE-Modul „Aboverwaltung“ ist ein Zusatzmodul das die Generierung und Verwaltung von Aufträgen mit wiederkehrenden oder periodischen erscheinenden Artikeln oder Leistungen vereinfacht.

Dieses Dokument erklärt die anwenderbezogene Funktionsweise dieses Moduls. Es werden Vorkenntnisse zu den grundlegenden deLUXE-Funktionen vorausgesetzt.

Die Anleitung und die Software sind urheberrechtlich geschützt.

Ansprüche in Anlehnung an die in dieser Kurzanleitung beschriebene Software richten sich ausschließlich nach den Bestimmungen des Lizenzvertrages dieser Software bzw. dieses Softwaremoduls. Alle weitergehenden Ansprüche sind ausgeschlossen.

Viel Erfolg wünscht Ihnen das

FUCHS EDV-Team

Voraussetzungen

Das deLUXE-Modul „Aboverwaltung“ muss, durch FUCHS EDV oder einen durch FUCHS EDV autorisierten Händler, im deLUXE freigeschaltet und eingerichtet werden.

Funktionsweise

Das Optionale deLUXE-Modul „Aboverwaltung“ verwaltet über eine leicht zu bedienende Eingabemaske Abo-Kunden. Über einen Knopfdruck können so Abo-Aufträge zu einem bestimmten Datum im Auftragswesen generiert werden.

Typischer Anwenderfall: Monatliche Neuerscheinungen von Medien, welche an bestimmte Abonnenten versendet werden sollen.

Natürlich kann jeder Kunde mehrere Abos beziehen.

Einrichten Ihrer Abos

Für jedes Abo das einzeln und unabhängig generiert werden soll, muss jeweils eine Warengruppe erstellt werden.

Die Erstellung der Warengruppe wird in den Einstellungen vorgenommen. Hierzu gehen Sie, entsprechende Benutzerberechtigung vorausgesetzt, über das deLUXE-Hauptmenü in die Einstellungen und von dort in die Warengruppen. Dort legen Sie die Abo-Warengruppen an.

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Zuweisung der Abo-Artikel

Legen Sie den Artikel, der als erstes mit den Abo-Aufträgen versendet und berechnet werden soll, an und weisen Sie diesem die entsprechende Abo-Warengruppe zu.

Die Abo-Verwaltung funktioniert so, dass automatisch der Artikel mit der höchsten Artikelnummer (Alpha-Numerische Sortierung), in der jeweiligen Abo-Warengruppe, in die Abo-Aufträge übernommen wird. Somit ist eine einfache und kontinuierliche Anlage und Pflege von Abo-Artikel wie Medien-Auflagen und Produkt-Versionen möglich.

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Kundenbezogene Zuweisung der Abos

Um einem Kunden ein Abo zuzuordnen, muss der Kunde zuerst in den Adressen angelegt werden und diesem eine Kundennummer gegeben werden. Anschießend weisen Sie diesem Kunden ein Stichwort mit exakt dem Text der Abo-Warengruppe zu.

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Hinweis: Um dieses zu erleichtern, sollten Sie den Stichworttext Ihrer Abos in der Auswahlliste der Stichworte hinterlegen.

Ist eine Auswahl von Kunden denen Sie ein Abo zuweisen wollen selektiert, haben Sie, über die Menü-Funktion „Aktionen / Daten für Auswahl verändern...“ die Möglichkeit allen gemeinsam das Stichwort für das gewünschte Abo zu vergeben.

Bitte beachten: Hier für muss das Recht „Anschriften Daten für Auswahl verändern“ in den Benutzern vergeben sein.

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Hinweis: Um Kunden mittel- oder langfristig aus der Abo-Verwaltung herauszunehmen, können Sie diesen das Stichwort „KEINABO“ vergeben.

Generierung von Abo-Aufträgen

In dem Bereich der Aufträge gelangen Sie, über das Menü "Spezial / „Abo-Aufträge generieren ...“, in die Eingabemaske zur Generierung von Abo-Aufträgen. In Dieser Maske werden alle Abos mit den jeweils aktuellen Abo-Artikeln gelistet.

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Um ein Abo für die Generierung zu aktivieren, können Sie durch einen Doppelklick auf die Zeile des Abos den Status von „X“ auf „OK“ verändern. Natürlich können Sie diesen Vorgang bei beliebig vielen Abos gleichzeitig durchführen. Um alle Abos zu aktivieren nutzen Sie die Schaltfläche „Alle an“.

Nachdem Sie die gewünschten Abos aktiviert haben, nutzen Sie die Schaltfläche „Suchen“ um deLUXE zu veranlassen die entsprechenden Abo-Kunden herauszusuchen.

Jetzt können Sie zu den Gewählten Abos und den dazu gefundenen Kunden die Abo-Aufträge generieren. Durch das Betätigen der Schaltfläche „Anlegen“ wird zu jedem Kunden jeweils ein Auftrag angelegt. Dieser Auftrag beinhaltet die unten in der Eingabemaske eingetragene Bemerkung und eine Position für jedes aktivierte Stichwort, mit dem dazugehörenden aktuellen Abo-Artikel.

Hinweis: Wollen Sie die gesuchten Abo-Kunden nach dem Generieren in der Liste der Anschriften angezeigt bekommen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Verknüpfen“.

Bei automatischer Auftragsreservierung müssen die Artikel im Lager reserviert werden. Sie haben die Möglichkeit eine Auftragsbestätigung per Fax zu verschicken, optional auch an beim Kunden hinterlegte Provisionsempfänger. Diese Funktion bedingt das deLUXE Zusatzmodul „Faxversand“.

Abo-Aufträge abwickeln

Alle gewünschten Abo-Aufträge sind jetzt angelegt und können ganz normal über den deLUXE-Bereich Aufträge abgewickelt werden.

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Hinweis: Kunden die mit einer Liefersperre versehen sind, werden bei der Generierung von Abo-Aufträgen nicht berücksichtig! Das gilt ebenfalls für die Kunden bei denen das Stichwort „KEINABO“ eingetragen ist!