E-MailGlobe

Modul Beschreibung

deLUXE-Modul E-MailGlobe

• E-Mail Verwaltung einmal vollautomatisch. Das neue deLUXE-Modul "E-MailGlobe" bietet Ihnen mehr als die bekannten Funktionalitäten im elektronischen Postversand.

• Ob E-Mails, Serien-E-Mails in deLUXE oder im externen Standard E-Mail Programm - wie z.B. Apple Mail, Microsoft Outlook,... - verfasst und dann gesendet werden. E-MailGlobe ist eine Erweiterung des schon lange vorhandenen deLUXE-Moduls "E-Mail Center" und sorgt für die automatische Mailarchivierung in der deLUXE Kunden-/Lieferantenakte, ohne das manuell eingegriffen werden muss.

• So ist auch die automatische Zuordnung und Archivierung aller eingehenden E-Mails aus externen E-Mail Programmen über die in deLUXE hinterlegte E-Mail Adresse gewährleistet.

• Nachdem einmalig ein POP3-Konto für die Verarbeitung angelegt und eingerichtet wurde, sorgt das automatisches Zuordnen der E-Mail Adresse in die Historie der Kundenakte, für Zeitersparnis und effektiveres Arbeiten.

• Die vollautomatische Archivierung in der Kundenakte, auf Wunsch auch verschlüsselt, sorgt gerade in der Kunden- und/oder Lieferantenbetreuung für mehr Übersicht.

• Signaturen sowie Textbausteine sorgen für schnelles Schreiben und Beantworten von E-Mails direkt aus deLUXE, weiterhin sorgt eine globale Blacklistfunktion für Domains die nicht archiviert werden sollen für mehr Übersicht. Die integrierte Dublettenkontrolle, Mailimport für bestimmte E-Mail Adressen verhindern sind weitere Vorteile, die dieses Modul bietet.

• Je mehr E-Mails Sie empfangen und senden, desto mehr werden Sie dieses deLUXE-Modul zu schätzen wissen!

• Das E-Mail Management auf Basis dieses deLUXE-Moduls sorgt für Zeitersparnis und effektiveres Arbeiten sowie eine langfristige Archivierung sämtlicher im Unternehmen anfallender E-Mails. Die Erkennung läuft über die bei der in deLUXE hinterlegten E-Mailadresse in den Personen.

• Dabei ist es gleichgültig, ob Sie Apple Mail, Microsoft Outlook/Exchange, Tobit-David oder einsetzen – die in deLUXE integrierte Schnittstelle sorgt für eine reibungslose Integration.

• E-Mails können sowohl interaktiv direkt aus deLUXE als auch serverbasiert anhand definierter Regeln archiviert werden. Die Suche, bzw. Recherche nach archivierten E-Mails kann direkt aus der Anwendung als auch über deLUXE erfolgen. Die Ablage sämtlicher E-Mails erfolgt im Bereich der Historie des jeweiligen Kunden und sorgt für einen perfekten Überblick über sämtliche Informationen zu Kunden, Partnern oder Lieferanten.

Voraussetzung:

eigenständiger deLUXE "RobotClient"

Einrichtung

HINWEIS: Um das deLUXE Modul korrekt einrichten zu können, muss ein weiterer Mail Account beim Kunden für die interne Verwendung freigeschaltet und eingerichtet werden.

-> Bitte einen neuen Pop3 Account einrichten, der sich dann nennt: mailarchiv@medi-spezial.de

Alle ausgehenden UND eingehenden E-Mails müssen dann an diesen Pop3 Mailaccount kopiert werden (NICHT weiterleiten!).... deLUXE fragt diesen Mailaccount alle X Minuten ab und sortiert dann die E-Mails ins deLUXE ein!

Automatischer Import von eMails in deLUXE

Arbeitsweise:

Alle zu archivierenden eingehenden und ausgehenden Mails können an einen Pop3 Mailaccount kopiert werden. Das Modul fragt diesen Mailaccount ab und sortiert die Mails in die Historie der betroffenen Anschriften im deLUXE. Die Erkennung läuft über die Mailadressen der Personen.

Folgende Informationen aus dem Header der Mail werden ausgewertet:

From (Absender der Mail)

To (Empfänger der Mail, auch mehrere)

Cc (Sichtbare Kopie Empfänger, auch mehrere)

Hinweis: Benutzen Sie nicht die Funktion „Weiterleiten“. Beim Weiterleiten werden die Header Informationen verändert und die weiterleitende Instanz wird zum Absender der Mail. Bei eingehenden Mails sollten die Mails gespiegelt werden. Für ausgehende Mails ist eine Möglichkeit im Mailprogramm die Option „Kopie an mich selbst senden“ zu aktivieren. So kommen alle gesendeten Mails in das System zurück.

Dubletten Kontrolle:

Sendet eine externe Quelle ein Mail in Kopie an mehrere Accounts, treffen mehrere Mails im System ein. Durch die Auswertung der „Message-ID“ wird jedoch verhindert, dass diese mehrfach in einer Adresse abgelegt wird.

Blacklist:

Um zu verhindern, dass die internen Mailadressen als Treffer gewertet und in das deLUXE einsortiert werden, kann eine globale Blacklist für Domains in den Einstellungen hinterlegt werden. Mailadressen mit diesen Domains werden nicht archiviert.

Mailimport für bestimmte Adressen verhindern:

Durch das Setzen eines Stichwortes [KeinMailimport] kann die Speicherung von Mails zu einer Adresse verhindert werden. Dies macht auf jeden Fall für allen Adressen Sinn in denen Personen mit internen Mailadressen eingetragen sind, damit das System nicht überläuft.

Automatische Erkennung Eingang oder Ausgang:

Durch die Angabe der Heimat-Domain in den Einstellungen erkennt das System am Absender einer Mail, ob es sich um einen Mail Eingang oder Mail Ausgang handelt und kennzeichnet den Chronologie Eintrag entsprechend.

Anhänge:

Es werden keine Anhänge importiert. Jedoch wird eine Liste mit den Dateinamen der Anhänge an den Text der Chronologie gehängt.

Beteiligte Mailadressen:

Eine Liste der Mailadressen (Von, An, Kopie) wird am Ende des Chronologie Eintrages angehängt.

Verarbeitung:

Die Verarbeitung der Mails erfolgt auf dem Print Robot Client in einem Hintergrund Prozess. Hier werden auch die Einstellungen vorgenommen.

Logfile:

In den deLUXE Objekten wird ein Verzeichnis „ MAILIMPORTLOG“ angelegt. Hier findet sich für jeden Tag ein Logfile mit Detailinformationen zur Verarbeitung (siehe unten).

Einstellungen:

Die Einstellungen werden im PrintRobot vorgenommen. Hier kann der Prozess mit Eingabe einer Kennung aktiviert werden.

• Sie können den Zeitraum und das Intervall für die Verarbeitung festlegen.

• Für die Verarbeitung wird die URL des Servers, der Benutzername und das Kennwort benötigt.

• Die Einstellung Testmodus sollte nicht aktiviert werden, da sonst alle Mails bei jedem Durchgang geladen werden!

• Die Option Clear Text Login ist für manche Mailserver erforderlich. Normal sollte diese Option deaktivert sein.

• Neben der Möglichkeit einzelne Adressen im deLUXE per Stichwort gegen den Import von Mails zu sperren, kann eine Blacklist in den Einstellungen eingetragen werden. Dies macht Sinn für alle eigenen Domains von denen Mails gesendet werden. Ansonsten könnte es passieren, dass alle ausgehenden Mails versehentlich bei einer Adresse importiert werden, wenn eine interne Mailadresse bei einer Person hinterlegt ist.

• Es können komplette Domains z.B. „fuchs-edv.de“ oder konkrete Mailadressen gesperrt werden z.B. „info@speedlager.de“. Geben Sie nur die Domain an, werden alle Mailadressen die mit dieser Domain enden ignoriert. Trennen Sie die Mailadressen bitte durch Kommata (,).

• Für die automatische Erkennung („Mail Eingang“ oder „Mail Ausgang“) kann eine Ausgang Domain angegeben werden. In unserem Beispiel werden alle Mails die als Absender eine Adresse besitzen die auf „fuchs-edv.de“ endet als Mail Ausgang gekennzeichnet.

• Die drei Statistikwerte zeigen die eingegangenen Mails seit Start des Clients, die Anzahl der darin enthaltenen Mailadressen (Von, An, Kopie) und die erstellten Historieneinträge. Diese Werte helfen, um schnell zu prüfen, ob die Verarbeitung funktioniert. Mehr Informationen liefert das Logfile.

Anzeige in der Adresse: Die importierten Mails werden in die Historie einsortiert. Es wird der Body der Nachricht, eine Liste der Anhänge und die beteiligten Mailadressen angezeigt.

Logfile:

In den deLUXE Objekten wird ein Verzeichnis MAILIMPORTLOG angelegt. Hier wird pro Tag ein Logfile mit den Aktivitäten geführt. Sollte ein Mail nicht so einsortiert werden wie erwartet, dann hilft das Logfile die Ursache zu finden.

Beim Start des Clients wird das Log Verzeichnis automatisch geprüft und bis auf die letzten 20 Dateien (Tage) gelöscht. Dadurch wird verhindert, dass sich zu viele Dateien in diesem Verzeichnis ansammeln.

Logfile Details:

Die Verarbeitung startet immer mit einem Login beim Mailserver. Der Wert „msgcount“ liefert die Anzahl der neuen Mail zurück.

Starte Mail Import

POP3Utility_SetPrefs -1 auf SSD HD:Users:jona:Library:Preferences:deLUXE_Objekte:MAIL:

POP3Utility_Login APOP mail.fuchs-edv.de | orders

POP3Utility_BoxInfo

POP3Utility_BoxInfo liefert msgcount= 1 messagesize = 8501

POP3Utility_MsgLstInfo

Anschließend werden die Mails einzeln geladen und ausgewertet.

Mail Nummer aus dem Durchgang und die ID auf dem Mailsever:

Mail Nr = 1 MsgID = 159

Details der Mail. Mailrichtung (1= Ausgang / 0=Eingang). Es folgen Betreff (Subject), Absender (From), Empfänger (To), Kopieempfänger (Cc) und die Message ID der Mail:

Mail Richtung= 1 Mail Subject= abc From= Jona Fuchs <jona@fuchs-edv.de> To=skater_hh@yahoo.de Cc= orders@fuchs-edv.de MESSAGE-ID=<3165AF3D-347D-41EC-B560-F1BC5023763A@fuchs-edv.de>

Die im deLUXE gefundenen Personen mit der Adressen Nummer. Es kann auch mehrer Adressen geben in denen eine Mailadresse hinterlegt ist. Dann werden alle Adressen mit einem Eintrag versehen:

Person zur Mailadresse jona@fuchs-edv.de gefunden (1/2) = 41432 Fuchs Jona Adr.Nr. = 35038

Person zur Mailadresse jona@fuchs-edv.de gefunden (2/2) = 139250 Fuchs Jona Adr.Nr. = 119204

Mails die bereits durch einen anderen Empfänger abgelegt wurden und in einer weiteren Kopie im System eintreffen werden geblockt:

Chronolgie zur Mail Message-ID <53386.20994.qm@web24808.mail.yahoo.com> bereits vorhanden...

Mailadressen die durch die Blacklist gesperrt werden werden entsprechend im Logfile aufgeführt:

Mail Blacklist: Domain = orders@fuchs-edv.de -> fuchs-edv.de

Anschriften die im deLUXE durch ein Stichwort markiert wurden erhalten keine Chronologie Einträge:

Adresse hat [KeinMailimport] Stichwort, Adressen Nummer = 50189

Nach der Verarbeitung einer Mail werden die Bestandteile aus dem lokalen Verzeichnis entfernt:

Lösche Datei aus Attachment Verzeichnis = SSD HD:Users:jona:Library:Preferences:deLUXE_Objekte:MAILANHANG:temp4.1

Am Ende werden die Mails aus dem Pop3 Account gelöscht:

POP3Utility_Delete für msgcount = 1

POP3Utility_Logout

Beende Mail Import