SEPA Zahlungsverkehr: Unterschied zwischen den Versionen
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Version vom 17. Dezember 2013, 18:25 Uhr
Sehr geehrte deLUXE-Anwenderin, Sehr geehrter deLUXE-Anwender,
mit Umstellung auf die SEPA Zahlungen wird das bisherige DTAUS Format zur Einreichung von Zahlungen durch ein neues XML Format abgelöst.
Bei dem deLUXE Modul SEPA-Zahlungsverkehr handelt es sich um ein kostenpflichtiges deLUXE-Modul, das einen Freischaltcode erfordert.
Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und können ohne Vorankündigung geändert werden, außerdem stellen Sie keine Verpflichtung seitens FUCHS EDV dar. Ohne ausdrückliche Genehmigung von FUCHS EDV darf die Dokumentation nur für persönliche Zwecke verwendet werden!
Viel Erfolg wünscht Ihnen Ihr FUCHS EDV-Team
deLUXE Modul - SEPA Zahlungen
Mit Umstellung auf die SEPA Zahlungen wird das bisherige DTAUS Format zur Einreichung von Zahlungen durch ein neues XML Format abgelöst.
Das Zahlungsmodul erstellt Dateien der Auftragsart CCT für den Geschäftsvorfall Credit Transfer Initiation in der Version pain.001.003.03. Diese Dateien sollten bei den Banken über das Web Interface eingereicht werden können.
Der Menüpunkt „SEPA Datei erstellen“ zur Erstellung der Zahlungsdatei befindet sich im Menü Zahlungen in der Liste der Verbindlichkeiten.
Markieren Sie die gewünschten Verbindlichkeiten und rufen Sie die Funktion auf.
Vorbereitung
- Das SEPA Modul muss freigeschaltet sein.
- Die SEPA Nummernkreisläufe sollten auf 1 gesetzt werden.
- In den Konto Einstellungen müssen die IBAN und BIC Daten eingegeben werden.
- Bei den Lieferanten sollten die IBAN Daten hinterlegt werden.
- Die Verbindlichkeiten müssen IBAN und BIC Daten enthalten.
- Wenn Gutschriften an Kunden durchgeführt werden sollen, müssen beim Kunden IBAN Konten angegeben werden.
SEPA Nummernkreisläufe
Jede SEPA Zahlung muss eine eindeutige ID erhalten. Für die drei Ebenen Message, Payment und Transaktion gibt es neue Counter in den Nummernkreisläufen. Stellen Sie alle drei Werte zum Beginn auf 1.
Eigene Bankkonten
In den Konten Einstellungen müssen die IBAN und BIC Daten der für die Zahlung verwendeten Konten angegeben werden.
Lieferanten Bankverbindung
Bei den Lieferanten müssen die IBAN und BIC Daten für die Zahlung angegeben werden, damit bei neuen Verbindlichkeiten direkt die entsprechenden Daten gezogen werden. Sind mehrere Konten vorhanden bevorzugt deLUXE das Konto mit der Kennzeichnung „Zahlung / gewählt“.
Kunden Bankverbindungen
Sollen Gutschriften über das SEPA Modul bezahlt werden prüft deLUXE die SEPA Konteneinstellungen des Kunden. Sind mehrere Konten bei einem Kunden hinterlegt wird das Konto mit der Kennzeichnung „Einzug / gewählt“ bevorzugt, da dieses Konto in der Regel auch für den Einzug der Rechnungen benutzt wurde.
Das Zahlungsmodul
Die markierten Verbindlichkeiten werden beim Aufruf der Funktion geprüft. Dabei erfolgt eine Prüfung der IBAN Prüfziffer. Ist eine IBAN Nummer ungültig oder der Betrag der Verbindlichkeit Null oder negativ, wird die Zeile rot markiert.
Werden Gutschriften aktiviert, erfolgt ebenfalls eine Prüfung der IBAN Nummer des Kunden. Verbindlichkeiten die verarbeitet werden können erhalten einen weißen Hintergrund. Gutschriften die verarbeitet werden können erhalten einen gelben Hintergrund.
Über die Checkboxen kann gesteuert werden ob Gutschriften berücksichtigt werden und ob eventuelle Skonto Regelungen bei der Gutschrift in Abzug gebracht werden sollen. Die Einstellungen lassen sich als Standard speichern. Dabei wird auch die Differenz der Tage des Zieldatums zum aktuellen Datum gespeichert. Diese Einstellung wird zentral in der Datenbank gespeichert.
Das Verzeichnis für die Exportdatei wird auf jedem Rechner einzeln in den deLUXE Objekten gespeichert.
Mit dem Konto PopUp Menü wird das gewünschte Konto gewählt von dem die Zahlung erfolgen soll. Die Währung des Kontos wird mit den Währungen der Verbindlichkeiten und Gutschriften verglichen.
Per Doppelklick oder mit der Return Taste kann eine Zeile aktiviert werden. Aktivierte Zeilen erhalten in der ersten Spalte den Status „OK“. Beim Export werden nur die aktivierten Zeilen benutzt. Die Anzahl der markierten Zeilen und die Summe der Zahlungen erscheint unter der Liste.
Mit der Schaltfläche „Export starten“ wird eine Datei in das angegebene Verzeichnis geschrieben. Die Datei erhält automatisch einen Namen nach dem Muster SEPA_CCT_131206175233.xml. Die Ziffern bilden Jahr, Monat, Tag und die Zeit ab.
Nach der Erstellung der Datei wird ein Ausdruck der Zahlungen erstellt
Im Zahlungsmodul werden die verarbeiteten Zeilen grün hinterlegt. Der Status in der ersten Spalte wird geleert, um eine Doppelzahlung zu vermeiden.
Sie könnten nun weitere Verbindlichkeiten zahlen, wenn mehrere Dateien erstellt werden sollen.
Die SEPA_CCT_.....xml Datei liegt in dem von Ihnen gewählten Verzeichnis und kann von dort an die Bank übertragen werden.
deLUXE – SEPA Lastschriften
Nach der SEPA Umstellung können die bisherigen DTAUS Dateien nicht mehr für den Einzug von Lastschriften verwendet werden. Zukünftig müssen zu jedem Einzug eine Reihe von Informationen (Mandat, Gläubiger ID...) übertragen werden. Hierfür wurde ein modernes XML Format erarbeitet.
Das deLUXE SEPA Zahlungsmodul erstellt Direct Debit Initiation - pain.008.003.02 Dateien. Diese Dateien können dann z.B. per Browser bei der Bank eingereicht werden.
Grundlage für jeden Einzug ist zukünftig immer ein Mandat. Je nach Mandatstyp sind bestimmte Kriterien einzuhalten. Die Mandatsverwaltung hilft Ihnen die Mandate bei den Kunden abzufragen und hält die Benutzung der Mandate in einer Tabelle fest.
Ankündigung und Vorlagefristen
Je nach Mandatstyp (Basismandat oder Firmenlastschrift) sind bestimmte Fristen bei der Bank einzuhalten. Diese Vorlagefristen sind bei der ersten Benutzung eines Mandats länger als bei Folgelastschriften. Informieren Sie sich bitte bei Ihrer Bank über die entsprechenden Intervalle.
Einstellungen
Vor der Nutzung der SEPA Lastschriften müssen ein paar Einstellungen vorgenommen werden.
Konten
Jede Lastschriftdatei muss bereits bei der Erstellung einem Konto zugeordnet werden. Hierfür müssen die Konten Einstellungen im deLUXE auf die IBAN und BIC Angaben umgestellt werden. Die selben Konten werden auch für die SEPA Zahlungen benutzt.
Per Doppelklick auf das Fibu Konto einer Zeile gelangen Sie in das Eingabe Layout eines Kontos. Hier kann die Währung eingestellt und für Basislastschriften auf das CORE1 Verfahren umgestellt werden.
Gläubiger ID und Vorlagefristen
Ein weiterer Unterschied bei den SEPA Lastschriften ist die Nennung eines Fälligkeitsdatums. Dieses Datum muss dem Zahlungspflichtigen vorab mitgeteilt und auch in die Datei geschrieben werden. Da die unterschiedlichen Vorgänge (Ersteinzug, Folgeeinzug für Basis oder b2b Mandat) bei den Banken unterschiedliche Vorlagefristen haben, kann im deLUXE für die einzelnen Fälle ein Intervall in Werktagen angegeben werden. Bei der Erstellung einer Rechnung wird dann geprüft, ob das Zahlungsziel des Kunden unter dem allgemeinen Intervall für diesen Fall liegt und ggf. angepasst.
Auch die Gläubiger ID wird in dem Bereich „Fibu & Bank“ in den Einstellungen eingetragen. Der Wert „Vorankündigung x Werktage“ wird für neue Mandatsanfragen als Vorschlag eingesetzt.
Termine
Zur Berechnung der Werktage können „Ereignis“ für den User „_SEPA“ angelegt werden. Das Modul überspringt dann die hier angegebenen Tage bei der Berechnung der Werktage.
Fußtexte
Damit in den Fußtexten der Rechnungen eine entsprechende Vorankündigung (Prenotification) der Lastschrift erfolgen kann, stehen entsprechende Platzhalter für Mandat, Gläubiger ID, IBAN, BIC und Fälligkeitsdatum zur Verfügung.
Mandate
Bei der Verwendung der Zahlungsart „SEPA Lastschrift“ wird geprüft, ob ein gültiges Mandat vorhanden ist. Ansonsten blockt deLUXE die Erstellung der Rechnung.
Weitere Hinweise zur SEPA Modulverwaltung entnehmen Sie bitte der entsprechenden Anleitung. LINK
Zahlungsart SEPA Lastschrift verwenden
Im PopUp Menü mit den Zahlungsarten steht nun auch „SEPA Lastschrift“ zur Verfügung. Intern hat diese Zahlungsart den Wert „12“.
Als Besonderheit wird beim Umschalten auf diese Zahlungsart im Auftrag oder Angebot geprüft ob ein gültiges Mandat vorliegt (siehe Warnhinweis oben).
Bei der Erstellung von Rechnungen verweigert deLUXE das Erstellen einer Rechnung mit der Zahlungsart, falls kein gültiges Mandat vorliegt.
Folgende Punkte werden geprüft
- Gibt es IBAN Konten zum Kunden?
- Wenn es mehrere Konten gibt, wird <Einzug bevorzugt> benutzt.
- Stimmt die Prüfziffer der IBAN Nummer?
- Gibt es ein aktives Mandat für das aktuelle Datum?
- - Status Aktiv
- - Start Datum kleiner oder gleich Tagesdatum
- - Ende Datum größer oder gleich Tagesdatum oder Null
Wenn kein gültiges Mandat vorliegt erscheint eine Liste mit dem Konto und den dort vorhanden Mandaten. In diesem Fall muss geklärt werden welches Mandat genutzt werden soll.
Berechnung des Fälligkeitsdatums für die Lastschrift
Die bisherige Angabe „Tage Zahlungsziel“ in den Kundeneinstellungen behält ihre Gültigkeit für das Mahnwesen und die Berechnung des Zahlungszieles. Für die Lastschrift kommen jedoch zwei neue Parameter hinzu.
- Mit dem Kunden wird zum Mandat ein Intervall für die Vorankündigung „Anzahl Werktage“ vereinbart. Dieses Intervall muss eingehalten werden. Die „normale“ Berechnung des Zahlungsziels erfolgt in Kalendertagen. Liegt das aus Werktagen errechnete Datum über dem Zieldatum erfolgt eine automatische Anpassung.
- Bei der ersten Verwendung eines Mandates gibt es eine Vorlagefrist die von der Bank vorgegeben wird. Liegt diese Frist über dem Zahlungsziel, wird dieses ebenfalls angepasst.
SEPA Lastschrift Datei erstellen
Basis für die Erstellung der SEPA Lastschriften Datei sind die Rechnungen. Markieren Sie die Rechnungen und wählen Sie die Funktion „SEPA Datei erstellen“ im Menü Zahlungen.
Um Fehler in der Datei zu vermeiden werden alle ausgewählten Rechnungen geprüft:
- Gibt es die in der RG gespeicherte Mandatsreferenz nur einmal?
- Besitzt das Mandat den Status <aktiv>?
- Ist das Beginn Datum des Mandats gefüllt und kleiner oder gleich Tagesdatum?
- Ist das Ende Datum leer oder liegt über dem Tagesdatum?
- Bei Einzelmandaten darf keine Nutzung vorliegen?
- Gibt es ein Konto zur angegeben Mandatsreferenz?
Anschließend werden folgende Punkte geprüft:
- Ist der Betrag größer als Null?
- Ist das Feld <Eingezogen am> gleich 00.00.0000?
- Stimmt die Prüfsumme der IBAN Nummer?
Nur wenn diese Punkt erfolgreich geprüft wurden kann eine Zeile für die Lastschrift aktiviert werden. In den anderen Fällen erscheint in der ersten Spalte ein „ERR“ und ggf. ein Hinweis in der Spalte Bemerkung.
Regeln für die Erstellung der Dateien
Ein wichtiger Punkt aus der „Spezifikation der Datenformate“ in der Version 2.7 vom 25.3.2013 ist folgender Hinweis:
deLUXE kennzeichnet die Exportdateien entsprechend der Spezifikation mit dem Kürzel der enthaltenen Lastschriftenarten:
- CDD = Direct Debit Initiation (SEPA-Basislastschrift)
- CD1 = Direct Debit Initiation (SEPA-Basislastschrift mit Vorlagefrist D-1)
- CDB = Direct Debit Initiation (SEPA-Firmenlastschrift)
Beispiel für einen Dateinamen:
SEPA_CDB_131216173704_51.xml
Die Dateien beginnen alle mit dem Prefix „SEPA_“ gefolgt von der Zahlungsart. Die Ziffernfolge stellt Jahr, Monat, Tag und die Uhrzeit dar. Die letzte Angabe ist die Message_ID. Sie sollten die Dateien an einem zentralen Ort archivieren. Über die Message ID ist bei Rückfragen eine Zuordnung möglich.
Vorlagefristen bei der Bank beachten!
Innerhalb einer Datei werden alle Zahlungen nach Art und Fälligkeitsdatum zusammengefasst.
Folgende Arten werden dabei unterscheiden:
- Einzelmandat
- Erste Verwendung eines Dauermandates
- Folgeeinzug eines Dauermandates
Für die erste Verwendung eines Dauermandates benötigt die Bank eine längere Bearbeitungszeit. Werden die Lastschriften in einer kompletten Datei übertragen gilt automatisch die längste Vorlagefrist für alle Arten (auch für Folge Lastschriften!). Je nach dem vereinbarten Zahlungsziel kann sich daraus ein Nachteil ergeben.
Mit der Checkbox „Separate Dateien für Erst-, Folge- und Einzeleinzüge“ können Sie für jede Verwendungsart eine eigene Datei erstellen lassen.
Aktivieren der einzelnen Zeilen
Die einzelnen Zeilen können per Doppelklick aktiviert werden. Aktivierte Zahlungen werden in der ersten Spalte mit einem „OK“ gekennzeichnet. Die Aktivierung kann außerdem per Pfeiltasten (auf/ab) und der Zeilenschalttaste (Return) erfolgen.
- Mit der Schaltfläche „Alle aktivieren“ können alle Zahlungen mit „OK“ gekennzeichnet werden.
- Unter der Liste werden die Anzahl und die Summen der einzelnen Einzugsarten und Mandatstypen aufgeführt.
- Wählen Sie ein Verzeichnis für den Export. Die Einstellung wird pro Arbeitsplatz individuell gespeichert und bleibt für den nächsten Aufruf der Funktion erhalten.
- Mit der Schaltfläche „Export starten“ werden die Daten in das Verzeichnis geschrieben. Je nach Einstellung erhalten Sie eine oder mehrere Dateien.
- Die exportierten Zeilen werden grün gekennzeichnet.
Beim Export werden das Einzugsdatum, das Fälligkeitsdatum, die Message-ID und die Transaktion in der Rechnung gespeichert.
Zum Mandat wird die Benutzung gespeichert. Eine Benutzung kann in den Konto Einstellungen des Kunden als <nicht eingereicht> gekennzeichnet werden. Dies kann bei Einzelmandaten notwendig sein, wenn eine Datei nicht eingereicht wurde und erneut erstellt werden soll.
Anzeige im Rechnungslayout
Das Layout der Rechnungsdatensätze wurde angepasst. Hier sehen Sie nun die Mandatsreferenz, den Mandatstyp und das geplante Buchungsdatum.
Nachdem die Datei erstellt wurde sehen Sie die Message-ID und das real übertragene Buchungsdatum. Das Buchungsdatum wird automatisch auf den aktuellen Tag plus 1 gesetzt, falls dieses Datum unterschritten wird (z.B. falls Sie vergessen haben eine Datei zu erstellen).
Im Hinweis wird die Transaktions ID vermerkt. Diese hilft eine einzelne Zahlung aus einer Message zu identifizieren.
Kontroll Ausdruck
Nachdem die Datei erstellt wurde können Sie eine Übersichtsliste drucken. Die Einzüge werden dabei nach Art und Datum zusammengefasst.
Pro Payment Block gibt es am Anfang eine grau hinterlegte Zeile mit Anzahl und Summe der Einzüge.
Prenotification per Mail
Eine Form der Vorankündigung kann in den Fußtexten der Rechnungen erfolgen. Sollte dies nicht ausreichen, weil das Zeitintervall sehr kurz gewählt wurde, dann kann eine Vorankündigung durch den Rechnungsversand per eMail erfolgen. Die dritte Möglichkeit ist eine reine Prenotification Mail.
Hierzu muss ein entsprechender Mailtext in den Einstellungen angelegt werden. Dies sollte auch für die Zusatzsprachen erfolgen!
Es stehen entsprechende Platzhalter für Mandats ID, IBAN, BIC und Gläubiger ID zur Verfügung.
In den Anschriften wird ein Stichwort „SEPA_Prenotification“ angelegt. In die Bemerkung tragen Sie die Mailadresse für die Benachrichtigungen ein.
Das Versenden der Mails übernimmt dann ein PrintRobot Client. Hier kann in den Einstellungen das Zeitintervall, Mailserver und Mailabsender eingetragen werden.
Der PrintRobot prüft dann alle x Minuten ob es neue Rechnungen mit einer Message ID und ohne Mail Versanddatum gibt. Diese werden dann abgearbeitet.
Wird keine Mailadresse beim Kunden gefunden, setzt deLUXE das Datum auf 01.01.2000. Kommt es zu einem Fehler im Mailversand wird das Datum auf 31.01.2000 gesetzt. Das SEPA Mail Datum wird in der Rechnungsmaske angezeigt.
In den deLUXE Objekten wird ein Logfile angelegt. Hier finden Sie Details zur Verarbeitung der Daten.
Die Mails werden in der Historie der Adresse gespeichert.
