SEPA Kontenverwaltung: Unterschied zwischen den Versionen
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Version vom 21. Oktober 2013, 13:31 Uhr
deLUXE – SEPA Kontenverwaltung
Die bisherige Konten mit Bankleitzahlen werden bis 2014 auf ein neue IBAN und BIC Format umgestellt. Ab Februar 2014 läuft dann der Zahlungsverkehr nur noch über das IBAN Verfahren. Im europaweiten Zahlungsverkehr entstehen daraus Vorteile. Im innerdeutschen Zahlungsverkehr ist diese Umstellung mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Das Modul „SEPA Kontenverwaltung“ hilft Ihnen bei der Umstellung der bisherigen Kontendaten und bei der Verwaltung der für spätere Lastschriften erforderlichen Mandate.
Für das SEPA Kontenmodul ist ein Freischaltcode erforderlich.
Konten & Mandate für einen Kunden verwalten
Die neue Maske zum Verwalten von SEPA Konten wird aus der Anschrift über die Funktion „SEPA Bankverbindungen“ im Menü "Spezial" aufgerufen.
Die Maske teilt sich in 3 Bereiche:
- Bankverbindungen
- Mandate
- Benutzungen
- Im Bereich Bankverbindungen werden die IBAN Konten für Einzüge und Zahlungen eingetragen.
- Der Bereich Mandate zeigt die Mandate für ein markiertes Konto oder alle Mandate, wenn kein Konto in der Kontoübersicht markiert wurde.
- Im Bereich Benutzungen werden die Einzüge und Zahlungen eines Kontos angezeigt.
- Mit der Checkbox Deaktivierte zeigen werden auch deaktiverte Konten angezeigt. Deaktivierte Konten werden rot dargestellt.
Bankverbindungen:
Zu den Bankverbindungen werden folgende Daten erfasst:
| IBAN | Die IBAN Nummer bildet die Grundlage für SEPA Zahlungen. Sie besteht aus dem Landkürzel, einer Prüfziffer, der BLZ und der Kontonummer. |
| BIC | Die BIC identifiziert die Bank zu der die IBAN gehört. |
| Kontoinhaber | Name unter dem das Konto geführt wird. |
| Bankname | Name der kontoführenden Bank |
Da es eine automatische Konvertierung für die bisherigen BLZ & Konto Angaben gibt, wurde ein geprüft Status eingebaut. Automatisch umgewandelte oder manuell angelegte Konten müssen vor der Benutzung als geprüft markiert werden.
Preferenzen: Für den Einzug und die Zahlung können Konten mit einer Präferenz versehen werden. Hierzu führen Sie in der Kontenliste einen Doppelklick auf die Eigenschaft durch die gesetzt werden soll. Beim Erstellen einer Rechnung wird dann das Konto mit der Präferenz Zahlung benutzt. Existiert nur ein Konto muss keine Kennzeichnung erfolgen.
Ablauf in der Praxis nach erfolgter Umstellung auf SEPA:
Kunden mit denen eine Basis- oder Firmenlastschrift vereinbart werden soll muss ein Formblatt für die Erteilung eines Mandats zugestellt werden. Der Kunde wird hier seine Kontoverbindung (IBAN, BIC...) eintragen und dieses zurücksenden. Das Mandat muss archiviert werden und im Fall eines Firmenmandats der eigenen und der kontoführenden Bank weitergereicht werden. Achtung: Aus diesem Prozess ergeben sich Fristen die bis zum ersten möglichen Einzugstermin eingehalten werden müssen. Details hierzu teilt Ihnen Ihre Bank mit (z.B.: 5 oder 6 Werktage).
Da die Kontodaten zum Zeitpunkt der Mandatsanfrage noch nicht vorliegen, kann ein Mandat ohne ausgewähltes Konto angelegt werden. Benutzen Sie die Schaltfläche "Neues Mandat". Jedes Mandat erhält eine Mandatsreferenz. Der Kunde erteilt das Mandat auf Basis dieser Referenz. Die Referenz muss bei allen Aktionen angegeben werden. Jede Referenz darf nur einmal benutzt werden. Die automatisch erstellte Referenz besteht bei vorhandener Kundennummer aus einem „K“ gefolgt von der Kundennummer und einem Datenbank Counter.
Mandads-Referenz manuell setzen:
Sollten Sie bereits Anfragen mit eigenen Mandats-Referenzen eingeholt haben, können Sie im Status „neu angelegt“ mit der Schaltfläche "Manuell setzen" eine eigene Referenz eingeben. Jede Referenz darf nur einmal in der Datenbank vorkommen.
Ist das Konto bei der Neuanlage des Mandats unbekannt kann das PopUp später gesetzt werden. Da die Erteilung des Kunden auf der Mandatsart erfolgt, darf diese anschließend nicht mehr geändert werden.
Für die Anfrage eines Mandats muss einer dieser Typen ausgewählt werden:
- Firmenlastschrift Dauermandat
- Firmenlastschrift Einzelmandat
- Basislastschrift Dauermandat
- Basislastschrift Einzelmandat
Für den Druck der Mandatsanfragen werden in der Briefliste von deLUXE Einträge mit dem Namen der Mandatstypen angelegt (z.B.: Firmenlastschrift Dauermandat). Mit der Schaltfläche "Anfrage drucken" wird dann eine Anfrage erstellt. Datum, Uhrzeit und das Kürzel des Benutzers werden im Mandat gespeichert.
Nachdem Sie das Mandat von Kunden zurück erhalten haben vervollständigen Sie ggf. die Kontodaten und stellen das Mandat auf „aktiv“.
Erlischt ein Mandat, weil die Kundenbeziehung beendet wird, stellen Sie das Mandat auf beendet.
Ein Mandat verfällt automatisch, wenn es länger als 36 Monate nicht benutzt wurde.
Umstellung auf SEPA
Die IBAN Kontonummern werden nach einem bestimmten System aus der bisherigen BLZ und Kontonummer berechnet. deLUXE bietet eine Funktion zum Umwandeln bestehender Kontonummern an.
Bisherige Bankeinzüge können zwar in Basislastschrift Mandate umgewandelt werden, jedoch liegt die Vorankündigungszeit für einen Einzug bei 14 Tagen. Dies wird in einigen Fällen zu lang sein. Daher ist es besser ein neues Mandat mit gleichzeitiger Verkürzung der Vorankündigungszeit zu erstellen.
- Umwandeln der bisherigen Konten in IBAN Konten.
- Anfragen von Mandaten für IBAN Konten bei denen kein Mandat vorliegt.
- Nach Rückmeldung vom Kunden die Mandate vervollständigen.
SEPA Tools
In der Anschriftenliste befindet sich im Menü "Aktionen" die neue Funktion „SEPA Tools“. Markieren Sie die gewünschten Adressen in der Anschriftenliste und rufen Sie die Funktion auf. Sie erhalten eine Übersichtsliste mit dem aktuellen Status der Adressen.
deLUXE prüft ob Mandate, IBAN Konten, alte Kontoinformationen für einen Kunden vorliegen und zeigt den entsprechenden Status an.
Per Doppelklick oder mit der Zeilenschalttaste gelangt man in die Eingabe der IBAN Konten für den gewählten Kunden und kann direkt Änderungen vornehmen.
Im unteren Bereich des Layouts finden sich Funktionen um alte Kontodaten in das IBAN Format zu konvertieren und Anfragen an eine Auswahl von Adressen zu senden.
Die möglichen Zustände sind:
- Kein IBAN Konto vorhanden (es liegen weder alte noch neue Bankdaten vor)
- Konto in den Zusätzen vorhanden (es gibt alte Bankinformationen Konto / BLZ)
- Ein IBAN Konto ohne Mandat ist vorhanden und wird angezeigt (schwach grün)
- Ein Mandat für ein IBAN Konto wurde angefragt (mittel grün)
- Ein Mandat wurde vom Kunden bestätigt und ist aktiv (dunkel grün)
- Ein Mandat wurde vom Kunden widerrufen (dunkel rot)
- Ein Mandat wurde beendet (leicht rot)
Schaltfläche „Markiere ohne Mandat“
Um schnell Mandate anzufragen können mit dieser Schaltfläche alle Einträge markiert werden für die noch keine Mandatsanfrage vorliegt.
Schaltfläche „Mandat anfragen“
Druckt für die markierten Kunden Mandatsanfragen. Über das PopUp Menü hinter der Schaltfläche muss der Typ ausgewählt werden. Jedes angefragte Mandat wird mit einer Referenz in der Datenbank abgelegt. Beim Aufruf wird geprüft, ob bereits Mandate vorliegen. Sollten Mandate oder Anfragen vorliegen erscheint eine Meldung mit der Anzahl der „Problemfälle“. Sie können dann entscheiden, ob neue Mandatsanfragen erstellt werden sollen.
Schaltfläche „Markiere alte Konten“
Markiert alle Einträge mit dem Status „KONTO in den Zusätzen vorhanden“. Anschließend können die Daten in IBAN Konten übertragen werden.
Schaltfläche „IBAN generieren“
Erzeugt IBAN Kontodaten aus den Konto und BLZ Angaben in der Tabelle KD_Zusätze. Ein Logfile wird in die deLUXE Objekte geschrieben. Sind bereits IBAN Daten für einen Kunden vorhanden erfolgt kein neuer Eintrag.
Schaltfläche „Markierte anzeigen“
Kehrt in die Anschriftenliste zurück und zeigt die zuvor markierten Adressen.