DATEV Schnittstelle: Unterschied zwischen den Versionen
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Version vom 3. Juni 2013, 16:03 Uhr
deLUXE Modul DATEV
Anforderung
Es sollen Daten aus deLUXE in die DATEV-Software des Steuerberaters übergeben werden.
Leistungsumfang
Dieses Modul wandelt deLUXE-Daten automatisch in ein DATEV-gerechtes Format um und ermöglicht so eine direkte und reibungslose Datenübernahme (per Diskette, E-Mail oder DFÜ) in das Kanzlei-Rechnungswesen des Steuerberaters. Dabei können Sachposten ohne Steuerschlüssel und unter Abschaltung der DATEV-Funktion „DATEV Erlöse Brutto buchen“ übertragen werden. Der Datenexport kann sowohl als Vollvorlauf oder als Kurzvorlauf automatisch durchgeführt werden.
Auf Wunsch kann zu den Export-Dateien ein Kontrollblatt aus- gedruckt werden. Durch die vollständige Integration in deLUXE und eine speziell entwickelte Konvertierungssoftware ist stets eine sichere Übertragung gewährleistet. Dabei wird die Datenübernahme zusätzlich protokolliert.
Die in Abwicklung und Handhabung äußerst zuverlässige DATEV-Schnittstelle wurde nach den strengen Vorgaben des "Schnittstellen- Entwicklungsleitfadens für Softwarelösungen" (SELF) der DATEV eG entwickelt. Die Buchungsdaten verfügen über Kostenstellen. Die Daten von Debitoren und Kreditoren werden übernommen.
Vorteile
- Kostenersparnis durch verringerten Aufwand beim Steuerberater.
- Zeitersparnis durch direkten Export aus deLUXE.
- Vermeidung von Fehlbuchungen durch direkten Export aus deLUXE.
Vorwort
Sehr geehrte deLUXE-Anwenderin,
Sehr geehrter deLUXE-Anwender,
die DATEV-Schnittstelle ist ein Zusatzmodul zum deLUXE Warenwirtschaftssystem, dass den Datenaustausche mit dem Computersystem der DATEV mittels MS-DOS-Disketten zulässt. Durch die Integration in de LUXE kann das Modul direkt auf die buchhalterisch relevanten Daten zugreifen. Damit erlaubt deLUXE das direkte überspielen Ihrer gebuchten Datensätze an die DATEV in Nürnberg. Ihr Steuerberater erhält die gewohnten DATEV-Auswertungen, ohne Ihre Daten überarbeiten zu müssen.
Dieses Dokument erklärt die Funktionsweise des o.g. deLUXE Moduls. Es werden grundlegende Kenntnisse von Buchführung und Kontierung vorausgesetzt. Wichtig sind insbesondere Kenntnisse zum Thema DATEV-Kontenrahmen und Jahresabschluss, da sich dieses Modul darauf stützt. Des Weiteren wird wird das Basiswissen zur Bedienung des Computers vorausgesetzt, wie es durch die Benutzerhandbücher vermittelt wird.
Bevor die deLUXE-Schnittstelle zum ersten Mal verwendet wird, sind noch einige vorbereitende Maßnahmen erforderlich. Diese werden auf den nachfolgenden Abschnitten erläutert und sind unbedingt erforderlich, da es ansonsten zu Fehlern im DATEV Export kommen kann.
Diese Dokumentation erklärt Ihnen die Handhabung der DATEV-Schnittstelle. Änderungen der Bildschirmmasken und der Funktionalität gegenüber dieser Beschreibung aufgrund technischer Weiterentwicklung bleiben ausdrücklich - auch ohne Vorankündigung - vorbehalten, außerdem stellen Sie keine Verpflichtung seitens FUCHS EDV dar. Des Weiteren haben die in diesem Dokument enthaltenen Informationen keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
1. Vorgehensweise mit Ihrem Datev-Modul
Ihre Datev-Modul verfügt grundsätzlich über drei verschiedene Funktionen:
- Buchung Ihrer kompletten Warenwirtschaft
- Export für Datev
- Auswertung Ihrer Buchungen
Um diese Funktionen im vollen Umfang nutzen zu können müssen Sie ihr Modul zunächst einrichten. Beachten Sie dazu bitte die Anweisungen im Kapitel 2 Einrichtung.
Die Buchung der Warenwirtschaft gliedert sich sowohl für Kreditoren wie auch für Debitoren in zwei Bereiche: Zum einen, wie Verbindlichkeiten und Forderungen im deLUXE entstehen und wie die Buchung vorbereitet wird, und wie diese im Bereich Dialogbuchungen in Form von virtuellen Kontoauszügen gebucht werden. Eine Anleitung dazu finden Sie in Kapitel 3.
Wenn Sie ihre Buchungen in Ihr Datev-Programm übernehmen oder an Ihren Steuerberater übergeben möchten, so enthält dieses Modul dafür eine Exportfunktion. Der DATEV-Export erzeugt drei Dateien „ED0001“, „ED0002“ und „EV01“, in denen die exportierten Daten im DATEV- eigenen Format abgelegt werden. Die Dateien können auf eine DOS-formatierte Diskette übertragen und dann Ihrem Steuerberater zur Überprüfung und Weiterverarbeitung ausgehändigt werden. Welche Formen des Exports Ihnen zur Auswahl stehen und wie Sie den Export vornehmen können finden Sie in Kapitel 4.
Ist Ihr Zahlungsverkehr gebucht, haben Sie die Möglichkeit unterschiedlichsten Auswertungen über Ihre Belege und Konten zu tätigen. Die Auswertungen können Sie nach beliebigen Kriterien ausführen, ausdrucken lassen und sogar für die Weiterverarbeitung in Excel exportieren. Weitere Informationen dazu finden Sie in Kapitel 5.
2. Einrichtung
2.1 Voraussetzungen
Folgende Vorraussetzungen müssen erfüllt sein, damit Sie ihr Datev-Modul ordnungsgemäß einsetzen können:
- Die DATEV-Schnittstelle muss im deLUXE konfiguriert, d.h. einmalig eingerichtet werden.
- Die Erlös- und Aufwandskonten müssen einmalig eingerichtet werden.
- Allen Artikeln müssen Warengruppen sowie die entsprechenden Erlöskonten zugeordnet sein.
2.2 Konfigurieren
Auf dem sechsten Reiter der Einstellungen, FiBu und Bank, im Bereich Layout & Allgemeines muss die DATEV-Schnittstelle einmalig konfiguriert werden.
BILD01
Die Checkbox "FiBu und Bank" muss für die Nutzung des Moduls aktiviert sein. Dazu brauchen Sie den Sondercode, den Sie nach der Bestellung des Moduls von FUCHS EDV erhalten haben. Die Checkbox "Debitorenkonto = deLUXE Kundennummer" können Sie aktivieren, wenn Sie möchten, dass die deLUXE Kundennummer gleichzeitig bei Datev als Debitorennummer verwendet wird. Dies ist aber nur möglich, wenn Sie fünfstellige Kundennummern verwenden, da Datev andere Kundennummern nicht akzeptiert. Im "Debitoren Bilanzkonto" tragen Sie bitte AC1 ein (hat keine weiteren Einfluß!) Aktivieren Sie die Checkbox "DATEV Erlöse brutto buchen", werden alle Erlöse Brutto gebucht und entsprechend an die DATEV Schnittstelle weitergegeben. Dies trifft in den meisten Fällen zu! Bitte fordern Sie diese Info bei Ihrem Steuerberater an!
Im Drop-Downfeld rechts oben, wählen Sie bitte DATEV Direkt aus und tragen in das Feld "Modus" die Zahl 10 ein. In das Feld Beraternummer ist die DATEV-Nummer des Steuerberaters einzutragen. Die Nummer muss sieben Stellen lang sein. In das Feld "Berater" tragen Sie den Namen ihres Steuerberaters ein. Von Ihrem Steuerberater erhalten Sie eine fünfstellige Mandantennummer für DATEV, die Sie in dem gleichnamigen Feld hinterlegen. Die Datenträgernummer (DTA Nr) hat keine weitere Bedeutung und kann deshalb leer gelassen werden.
BILD02 + BILD03
2.3 Konteneinrichtung
Die Erlös- und Aufwandskonten werden im deLUXE ebenfalls im Bereich Einstellungen hinterlegt.
2.3.1 Erlöskonten
Im Bereich Konten [erste Seite] definieren Sie Erlöskonten für Inlandsverkäufe und, wenn nötig, für Verkäufe in die EG bzw. in andere ausländische (= nicht EG) Staaten. Die notwendigen Angaben erhalten Sie von Ihrem Steuerberater!
BILD04
Hinterlegen Sie hier die zur Verfügung stehenden Bankkonten, sowie die dazugehörigen Fibu-Konten. Allen im System vorhandenen Verkaufsartikeln muss ein Erlöskonto zugewiesen werden. Nur dann können die Rechnungspositionen beim DATEV-Export dem betreffenden Erlöskonto zugebucht werden. Sollten Artikel ein separates Erlöskonto haben, so kann dies im Artikelstamm auf der vierten Seite hinterlegt werden. deLUXE greift automatisch beim fakturieren auf dieses Konto zurück.
BILD05
2.3.2 Aufwandskonten
Im Bereich Konten [zweiter Reiter] definieren Sie Ihre Aufwandskonten. Die notwendigen Angaben erhalten Sie von Ihrem Steuerberater oder entnehmen diese Ihrem Kontenrahmen.
BILD06
2.4 Einstellungen UST-Codes
Im Bereich UST-Codes müssen einmalig folgende Einstellungen vorgenommen werden:
| ID | UST Code | Prozentsatz | Konto |
|---|---|---|---|
| 01 | 07+ | 15 | siehe Kontenplan |
| 02 | 08 | 7 | siehe Kontenplan |
| 03 | 09 | 16 | siehe Kontenplan |
| 04 | 10 | 15 | siehe Kontenplan |
Der USt-Code ist ein Kürzel, das zur Identifizierung des Umsatzsteuercodes dient. Es kann aus Ziffern und Buchstaben aufgebaut sein und sollte nach einem einheitlichen System vergeben werden. Die Länge ist auf vier Zeichen beschränkt. Dabei soll aus dem Kürzel seine Bedeutung klar hervorgehen.
Das Eingabegabefenster öffnet sich mit einem Doppelklick auf die Beschriftungszeile.
BILD07
2.5 Anlage FiBu Konten
Im Bereich FiBu Konten müssen die Aufwandkonten angelegt werden. Das Eingabegabefenster öffnet sich ebenfalls mit einem Doppelklick auf die Beschriftungszeile!
BILD08
| ID | wird automatisch vergeben |
| Kontonummer | siehe Kontenplan |
| UST Konto | Benutzung nur nach Bedarf! -> siehe Kontenplan |
| Kontotyp | Benutzung nur nach Rücksprache mit FUCHS EDV! |
Bei der Übergabe von Buchungen auf Kreditorenkonten verfährt deLUXE nach einem eigenen Verfahren, um die Zuordnung von Kontonummern durchzuführen:
Enthält das Feld DATEV•Konto einen Wert, wird dieser verwendet.
Enthält das Feld DATEV•Konto keinen Wert, wird die nächste freie Kontonummer in deLUXE verwendet!
3. Buchungen mit dem Datev-Modul
3.1 Verbindlichkeiten
Wenn Sie eine Rechnung von einem ihrer Kreditoren erhalten geben Sie diese in die Verbindlichkeiten ein. Erfassen Sie im Bereich Verbindlichkeiten eine neue über Apfel+n. Suchen Sie dann zuerst die Kurzform des Kreditors und geben Sie dann alle rechnungsrelevanten Daten ein (Rechnungsdatum, -nummer, Konto usw.) In diesem Beispiel für die Firma Fuchs EDV mit der Belegnummer 123456 und Gegenkontonr. 52158.
BILD09
3.1.1 Auslösen der Verbuchung
Nachdem die Rechnung aufgenommen wurde, wechseln Sie auf die zweite Seite der Eingabemaske um die Verbuchung zu starten:
BILD10
Mit der Schaltfläche "Generieren" können Sie die Verbuchung auslösen, mit "Speichern" endgültig verbuchen.
deLUXE schlägt nach dem Auslösen der Verbuchung das standardmäßig eingestellte Konto (z.B. Wareneingänge 16%) vor. Dabei bezieht sich deLUXE immer auf die Vorgaben der ersten Seite der Verbindlichkeiten (Warenwert 16%/7%, Verpackung, usw.).
in diesem Beispiel soll die Verbuchung im System folgendermaßen erfolgen:
| Konto | Buchungstest | Betrag |
| 5400 | Wareneingang | 100,00 |
| 1401 | Vorsteuer | 16,00 |
Da in den Voreinstellungen das Konto 5400 für Wareneinkäufe, 1401 für Vorsteuer eingestellt ist, bietet deLUXE diese erste Möglichkeit zum verbuchen an.
Sie haben nun die Möglichkeit Ihre Verbindlichkeit wie vorgeschlagen zu verbuchen. Klicken Sie dazu einfach die Schaltfläche "Speichern".
3.1.2 Aufteilen der Verbuchung
Wenn Sie die vorgeschlagenen Konten nicht nutzen möchten, oder die Verbindlichkeit auf weitere Konten aufteilen möchten, so klicken Sie die Schaltfläche "Aufstellen".
Nun erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie aus allen Konten, auf die der Wareneingang verteilt werden kann auswählen können. Haben Sie das entsprechende Konto gefunden, geben Sie in das editierbare Feld die gewünschte Summe ein und klicken auf den Schaltfläche "√", um die Umbuchung zu bestätigen.
BILD11
Wiederholen Sie den Vorgang solange, bis Sie Ihre Verbindlichkeit auf alle Konten, die Sie benötigen aufgeteilt haben und klicken Sie zum verbuchen die Schaltfläche "Speichern".
Haben Sie aus versehen eine Buchung auf mehrere Konten aufgeteilt und möchten diese Aufteilung rückgängig machen, so markieren Sie zuerst das Konto, dass auf ein anderes Konto umgebucht werden soll, klicken dann auf das „Zielkonto“ und danach wählen sie die Schaltfläche "Zusammenfügen".
Bestätigen Sie dann nachfolgenden Dialog:
BILD12
Nachdem die Buchung abgeschlossen ist, verlassen Sie das Eingabefenster über die Schaltfläche „Bestätigen“√.
3.2 Forderungen
Forderungen entstehen bei Ihnen durch geschriebene Rechnungen. Rechnungen werden aus Aufträgen heraus gestellt. Gehen Sie dazu in einen Auftrag. Wechseln Sie in das Menü Abwickeln/Lieferschein & Rechnung (oder Rechnung erstellen).
BILD13
Bestätigen Sie den darauf folgenden Dialog und erstellen Sie Ihre Rechnung. Im Bereich Rechnungen finden Sie ab diesem Moment ihre neue Rechnung mit dem Status „offen“ vor:
BILD14
Sowohl Ihre Forderungen als auch Ihre Verbindlichkeiten stehen jetzt als offen im System. Auch wenn Sie eine Bankdiskette erstellen oder das Geld aus dem deLUXE heraus einziehen bleibt der Status entsprechend erhalten. Erst wenn Sie auf Ihrem Kontoauszug eine entsprechende Verbuchung sehen und in den Dialogbuchungen eingetragen haben gilt der Status als verbucht.
3.3 Dialogbuchung
Unter Dialogbuchung wird hier die Erfassung der Buchungsbelege anhand Ihrer Kontoauszüge verstanden. Diese Buchungen können später durch den KNE-Export an Ihren Steuerberater weitergeleitet werden. Nachträgliche Änderungen sind, wie auch auf Ihren Kontoauszügen nicht mehr möglich. Sie können aber Ihre Eingaben stornieren.
3.3.1. Aufbau Dialogbuchungsfenster
Um Kontoauszüge Ihrer Bank(en) verbuchen zu können, wechseln Sie in den Bereich Rechnungen und rufen unter dem Menü Zahlungen den Menüpunkt Dialogbuchungen auf. Es öffnet sich ein Eingabefenster:
BILD15
Prinzipiell teilt sich das Fenster der Dialogbuchung in 5 Bereiche auf:
1. Kopfteil:
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Tragen Sie in das Feld für Konto das entsprechende FiBu-Konto der Bank ein, für die Sie den Auszug eingeben möchten. Auszug gibt die aktuelle Auszugsnummer an, die Sie eingeben möchten, daneben finden Sie die aktuelle Blattnummer und das Datum des Auszugs. Änderungen dazu können Sie mit dem Stift vornehmen. Der Startwert entspricht dem aktuellen Kontostand nach den letzten eingegebenen Auszügen.
In diesem Beispiel wird das Konto 1806 angesprochen. Der aktuelle Auszug hat die Nummer 208 und stammt vom 27.10.2005.
2. Bereich letzte Buchungen:
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Im unteren Teil der Dialogbuchungen werden die letzten Buchungen angezeigt. Dieser Teil bezieht sich immer auf das Konto das aktuell ausgewählt wurde.
3. Buchungseingabe:
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In diesem Bereich geben Sie die Einträge auf Ihrem Kontoauszug ein. Am besten geben Sie dazu in die Spalte Belegnummer in die Zeile mit dem Fragezeichen die Belegnummer ein (= Rechungsnummer Ihrer Rechnung oder Verbindlichkeit) und tippen Sie die tab-Taste. deLUXE sucht nun den entsprechenden Beleg raus und füllt den oberen Bereich Ihrer Buchungstabelle mit allen buchungsrelevanten Daten aus.
Als Betrag gibt deLUXE den offenen Betrag ein. Sie können bei abweichendem Zahlungseingang den Betrag auch manuell verändern. deLUXE berechnet jedoch die Differenz zu dem zu zahlenden Betrag als noch offen. Sie können also auch in späteren Auszügen noch einmal die selbe Belegnummer mit dem Restbetrag buchen. Das gilt auch für Überzahlung, also z.B. für doppelt eingegangene Zahlungen die dadurch entstanden sein könnten, dass Ihr Kunde Bankeinzug angegeben hat, Sie das auch eingezogen haben, er aber parallel den Betrag überwiesen hat. In diesem Fall würde deLUXE noch eine Gutschrift als offenen Betrag für diese Rechnung speichern.
Unten zeigt er Ihnen Anschrift und Bruttobetrag des Debitoren, bzw. Kreditoren an. In der Spalte G-Konto wird zu der Buchung das entsprechende Gegenkonto, also z.B. das entsprechende Kreditoren-, bzw. Debitorenkonto angezeigt.
4. Auflistungsbereich:
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Falls Sie die ganze Belegnr. nicht parat haben so können Sie auch nur die ersten Zeichen der Nummer eingeben und dann die Tab-Taste benutzen. deLUXE zeigt Ihnen jetzt alle möglichen Buchungen mit entsprechenden Anfangsnummern an. Sie können auch nur das Feld Text mit der Kurzform des Unternehmens ausfüllen. deLUXE stellt Ihnen dann alle Möglichen Rechnungen und Verbindlichkeiten zu der Kurzform zur Auswahl.
Wurde die gesuchte Ein-/ oder Ausgangsrechnung gefunden, kann Sie mit der Return-Taste übernommen werden. Müssen mehrere Rechnungen der gleichen Firma verbucht werden, werden die entsprechenden Rechnungen einfach mit einem Doppelklick markiert (ein kleines Häkchen erscheint als Kennung) und mit dem „übernehmen“ Schaltfläche in den oberen Bereich übernommen.
Zur Kontrolle der ausgewählten Rechnungen steht eine Summen-Schaltfläche "∑" zur Verfügung; wird diese angeklickt, erscheint die Summe der markierten Rechnungen.
5. Schaltflächen unten:
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Meist umfasst ein Kontoauszug mehrere Blätter. Um einen Kontoauszug genau festzuhalten, können Sie auch bei deLUXE Auszüge mit Auszugsnummern und mehreren Auszugsblättern festhalten. Daher steht die Schaltfläche „Buchen (Blatt+1)“ für die Buchung der oben eingetragenen Daten als ein Buchungsblatt des aktuellen Auszugs. Die Schaltfläche Buchen (Auszug+1) steht für die Buchung des kompletten Bankauszuges, mit allen Blättern, die bisher eingegeben wurden.
Auf welchen Auszug und auf welchem Blatt Sie sich aktuell befinden finden Sie im Kopf des Datenblatts neben Auszug | Auszugsnummer | Blatt |
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Die Schaltfläche „übernehmen“ dient der Übernahme von, mit Wurzelzeichen versehenen, Rechnungen bzw. Verbindlichkeiten in den Auszug. Sie benötigen diese Schaltfläche, wenn Sie zum Beispiel über die Kurzform eines Unternehmens alle aktuellen Rechnungen anzeigen lassen und mehrere davon gleichzeitig in den Auszug übernehmen möchten. Dazu können Sie in der Auflistung alle gewünschten Belege mit dem Wurzelzeichen versehen (über einen Doppelklick) und mit der Schaltfläche nach oben hin übernehmen.
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Mit "Fenster schließen" verlassen Sie den Bereich Dialogbuchungen. Ungebuchte Eintragungen werden dann allerdings nicht gespeichert. Daher warnt deLUXE sie in diesem Fall:
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3.3.2 Berücksichtigung Skonto
Wurde die Skontofrist einer offenen Ausgangsrechnung überschritten oder wurde mehr Skonto gezogen als zulässig, erfolgt bei der Übernahme der Rechnungen eine Abfrage, wie die Rechnung verbucht werden soll. Liegt der zuviel abgezogene Betrag innerhalb einer Toleranz, wird er zusätzlich als Skonto behandelt; überschreitet der abgezogene Betrag das Zahlungsziel, öffnet sich das Hinweisfenster: "Bitte informieren Sie sich in diesem Fall bei Ihrem Berater, wie Sie sich verhalten sollen".
3.3.3 Korrektur falscher Buchungen
Wurden Buchungen angelegt, die nicht auf den Kontoauszug gehören, haben Sie die Möglichkeit diese rückgängig zu machen. Hierzu halten Sie die ALT-Taste auf der Tastatur gedrückt und klicken auf die falsch durchgeführte Buchung. Es erscheint eine Hinweismeldung, die mitteilt, ob die Buchung storniert werden soll.
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Mit Abbrechen können Sie die Verbuchung nachträglich vornehmen, mit OK verlassen Sie den Bereich Dialogbuchungen ohne die letzte nicht vorgenommene Buchung.
Natürlich können Sie fehlerhafte Eintragungen auf einem Kontoauszug nur dann löschen, wenn der Kontoauszug noch nicht gebucht wurde.
4. Datev KNE-Export
Sie haben Ihre Kontoauszüge konsequent in den Dialogbuchungen gebucht. Jetzt möchten Sie ihre Daten an den Steuerberater weitergeben oder in Ihr Datevprogramm einspeisen. Der DATEV-Export erzeugt drei Dateien „ED0001“, „ED0002“ und „EV01“, in denen die exportierten Daten im DATEV-eigenen Format abgelegt werden. Die Dateien können auf eine DOS-formatierte Diskette übertragen und dann Ihrem Steuerberater zur Überprüfung und Weiterverarbeitung ausgehändigt werden.
Wechseln Sie für den Export in den Bereich Rechnungen. Nach Aufruf des Menüpunktes Spezial/DATEV- KNE Export erscheint zunächst der Startdialog zum DATEV-KNE Export.
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Zur Überprüfung sehen Sie hier die Berater Nummer ihres Steuerberaters, die persönliche Firmen- oder Mandantennummer, sowie die Datenträgernummer. Der Radioschaltfläche vor Vollvorlauf ist standardmäßig beim Aufrufen der Funktion angeschaltet. Die Abrechnungsnummer wird immer sechsstellig vorgeschlagen, wobei bei dem ersten Aufruf der aktuelle Monat angezeigt wird (in unserem Beispiel August 2005).
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Der Bereich Sperre vor dem ... und nach dem... soll der Begrenzung von Rechnungen dienen. Damit soll vermieden werden, dass Rechnungen vor und nach dem nächsten Abrechnungszeitraum nicht erstellt werden dürfen. Übergeben Sie Beispielsweise Ihrem Steuerberater am 31.01.06 Ihren Datenexport für die Datev und stellen in das Feld „vor dem“ den 31.01.06 ein, so vermeiden Sie, dass Ihre Mitarbeiter nun rückwirkend Rechnungen für beispielsweise dem 15. Januar 2006 datieren können.
Die Exportfunktion unterscheidet grundsätzlich zwischen dem Vollvorlauf und dem Kurzvorlauf. In dem Vollvorlauf werden die kompletten Buchungssätze exportiert. In dem Kurzvorlauf werden alle buchungsrelevanten Konteninformationen übertragen.
In den Feldern von ... bis ... definieren Sie durch Bestimmen von Start- und Enddatum den gewünschten Abrechnungszeitraum. Achten Sie darauf, dass in diesen Feldern Monat und Jahr mit den Feldern im Abrechnungszeitraum übereinstimmen.
Das Feld Abrechnungsnummer wird beim Vollvorlauf mit dem aktuellen Monat und den letzten beiden Stellen des Jahres eingesetzt.
Beim Export legt deLUXE automatisch einen Ordner "DATEV TT.MM.JJ" an. Dieser Ordner wurde bislang automatisch im Ordner des deLUXE Clients angelegt. Unter OS X ist dieser Ordner jedoch im "Paketinhalt" vom 4D Client "versteckt". Daher werden Sie nun nach dem Ort für den Export Ordner gefragt. Nachdem die erste Datei des Exports erstellt wurde, erscheint der benutzte Pfad im Dialogfenster. Existiert bereits ein Ordner mit dem Namen "DATEV TT.MM.JJ" werden die Ordner mit einer aufsteigenden Zahl versehen.
Wollen Sie Ihrem Steuerberater eine Übersicht aller exportierten Rechnungen, bzw. Belege mitliefern, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Bericht". Es öffnet sich der bekannte Berichtseditor, den Sie zur Auswertung verwenden können (Standardbericht dazu finden Sie in Ihrem Berichteordner unter "Rechnungen/ Bericht_Datev_Export".
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Nachdem der Export-Bericht gedruckt wurde, starten Sie den eigentlichen Export-Vorgang . Das Feld Vorlaufsgruppe (Übergabe von Rechnungen) ist Standardmäßig mit einer 0 gefüllt. Klicken Sie jetzt erneut auf die Schaltfläche Export um den Vorgang zu starten.
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Da der Export der Datensätze auf 3000 Einträge begrenzt ist, kann es vorkommen, dass diese Anzahl überschritten wird. Ist dies der Fall, müssen Sie beim Vollvorlauf den Zeitraum enger eingrenzen (Bis Datum dichter an das Von Datum). Der Kurzvorlauf orientiert sich nicht am Zeitraum, sondern nur an der Gruppennummer. Neue Einträge haben, die Gruppennummer 0, nach der Abfrage „Belege buchen“ wird die Gruppe auf 1 gesetzt. Wenn Sie alte Gruppen exportieren wollen, können Sie das Feld Gruppe von 0 auf eine andere Zahl ändern und dann exportieren.
Nachdem der DATEV-Export erfolgreich durchgeführt wurde, erscheint folgendes Dialogfenster:
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Jetzt können Sie den Vorgang abzubrechen, um Ihn möglicherweise erneut durchzuführen oder den Vorgang mit OK abschließen.
Da die exportierten Rechnungsdatensätze ein internes Kennzeichen für die Übergabe an die DATEV-Schnittstelle erhalten, kann der Export-Vorgang, wenn er mit OK abgeschlossen wurde, nicht wiederholt werden!
Nach fehlerfreiem Ablauf erscheint eine Erfolgsmeldung, die besagt, dass die erzeugten Exportdateien auf einen entsprechenden Datenträger übertragen werden können. Die erzeugten Dateien befinden sich in dem Ordner, den Sie im Dialog DATEV-KNE Export festgelegt haben.
BILD30 BILD31
Sie können die Dateien jetzt auf eine DOS-formatierte Diskette übertragen und dem Steuerberater übergeben.
5 Auswertungen und Informationen
deLUXE verfügt über zwei Auswertungsfunktionen. Zum einen die tabellarische Auflistung von Belegen nach Konten, zum anderen ein kompletter Belegbereich, mit dem Sie über komfortable Suchen Ihre Belege selektieren und einsehen können. Natürlich steht Ihnen auch hier wieder der Bericht zur Verfügung.
5.1 Konteninformation
Die Konteninformation entspricht weitgehend einem Kontoauszug. Sie erlaubt einen schnellen Überblick am Bildschirm über ein ausgewähltes oder im Dialog spezifiziertes Konto. Im Dialog zur Angabe des gewünschten Kontos kann die Kontonummer auch eingegeben werden. In erster Linie ist die Konteninformation zur Bildschirmausgabe gedacht, um eine schnelle Übersicht zu erhalten.
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Standardmäßig wird das Bankkonto angegeben dass in den Voreinstellungen festgelegt wurde. Um die Buchungen für ein anderes Konto auflisten zu können, trägt man einfach in das Feld Konto das entsprechende FiBu-Konto ein. Um alle Buchungen für das gewählte Konto und für einen bestimmten Zeitraum zu suchen, definieren Sie einfach in den dafür vorgesehenen Feldern einen Zeitraum und klicken einfach auf den Schaltfläche Suchen. deLUXE sucht die in diesem Zeitraum durchgeführten Buchungen und listet diese, nach Datum sortiert auf.
Um eine gezielte Suche in den gefundenen Buchungen nach Datum/Konto/Text/Belegnummer.... durch- führen zu können, steht das Menü Buchungen zur Verfügung.
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Mit dem Symbol zeigt deLUXE an, dass mehrere Buchungen auf ein Konto durchgeführt wurden.
Mit einem Doppelklick kann die Zeile geöffnet und auch wieder geschlossen werden; es erscheinen alle Buchungen, die auf dieses Konto verbucht wurden.
Konteninformation drucken
Um die aktuelle Konteninformation zu drucken, muss der Menüpunkt Dokument drucken aus dem Menü Ablage gewählt werden.deLUXE druckt eine Auflistung aller durchgeführten Buchungen für den ausgewählten Zeitraum.
5.2 Primanota
Die Primanota war ursprünglich das Grundbuch in der (Bank-)Buchhaltung. Wörtlich übersetzt bedeutet das Wort soviel wie "erster Eintrag". Jetzt bezeichnet die Primanota, gerne mit PN abgekürzt, einen zur Buchung vorbereiteten Belegstapel. Insbesondere konventionelle Zahlungsverkehrsbelege wie Überweisungsaufträge, Schecks oder Lastschrifteinreichungen sind hier zur Erfassung im Bankrechnungswesen gebündelt.
In Ihrem All In One-System, deLUXE, gelangen Sie in den Rechnungen über "Spezial/ Datev Buchungsliste" in den Belegbereich. Dort haben Sie die Möglichkeit, alle Belege nach gewünschten Kriterien zu listen und auszuwerten:
Zunächst erscheint folgendes Fenster:
BILD34
Jetzt können Sie im oberen Menü über Belege beliebige Suchen durchführen. Hier steht Ihnen auch der Sucheditor zur Verfügung, mit dem Sie nach jedem Feld in Ihren Belegen selektieren können (Anleitungen dazu gibt es bei Fuchs EDV).
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Über das Menü "Ablage" können Sie auch einen Bericht erstellen (Häufig gefragte Berichte finden Sie in Ihrem von Fuchs EDV mitgelieferten Berichteordner).
6. Konteninformationen
siehe: Datev Kontenrahmen SKR03 und SKR04